员工人事档案管理制度规定

　 员工人事档案管理制度

　第一章

　总则

　第一条

　为了加强人事档案管理工作，提高档案管理水平，使档案管理工作逐步走向制度化、规范化的轨道，有效的保护和利用档案，更好地为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》及中共中央组织部、国家档案局发布的《干部档案工作条例》，结合公司实际，特制定本管理制度。

　第二条

　 员工人事档案是反映员工个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等方面的文字性材料。它是选贤举能，知人善任，历史地、全面地考察了解和正确选拔使用员工的重要依据。

　第 三 条

　员工人事档案保管的原则 1、员工人事档案由公司人力资源部统一管理； 2、员工人事档案保管范围同员工的管理权限相一致； 3、维护员工人事档案的真实、完整，确保员工档案的安全； 4、员工人事档案的保管要便于使用。

　第 四 条

　部门职责 1、保管员工人事档案，为公司积累人事档案史料； 2、收集、鉴别和整理员工人事档案材料； 3、办理员工人事档案的查阅、借阅和转递； 4、为有关部门提供员工基本情况； 5、做好员工档案的安全、保密和保护工作； 6、调查研究员工人事档案工作情况，制定规章制度，做好员工人事档案的业务建设和业务指导； 7、推广、应用人事档案现代化管理技术； 8、办理其它有关事项。

　 第 五 条

　员工档案管理人员的职责 1、严格遵守保密制度，不得擅自向他人提供档案材料或泄露档案内容；

　2、严禁在档案库吸烟，保护档案安全，经常打扫和保持档案室的清洁卫生；

　3、不得擅自转移、分散和销毁档案材料；

　4、热爱本职工作，忠于职守，刻苦钻研业务，努力提高业务水平和工作能力； 5、坚持党的原则，认真贯彻执行党的政策，严格按照档案工作的各项规章制度办事。

　第 六 条

　员工人事档案保管工作范围 1、员工人事档案除公司高管外，机关各部门人员的人事档案由公司人力资源部集中统一管理，各单位高管及以下人员的档案由各单位人事部门统一管理； 2、员工死亡后，其档案由公司档案室保存； 3、辞职人员、被开除员工，其档案由公司档案室统一保管； 4、被判刑或劳动教养的员工在受刑事处分期间，档案由公司档案室统一保管； 5、出国不归、失踪人员的档案由档案室统一保管。

　第二章

　管理制度

　第 七 条

　员工档案管理的内容和分类 1、履历材料； 2、自传材料； 3、鉴定、考核、考察材料； 4、学历和专业技术职务评聘、职业技能鉴定材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务及技能鉴定、考绩、审批材料）； 5、政治历史情况的审查材料（包括甄别、复查材料和依据材料，党

　 籍、参加工作时间等问题的审查材料）； 6、参加中国共产党、共青团及民主党派的材料； 7、奖励材料（包括科学技术和业务奖励、英雄模范先进事迹）； 8、处分材料（包括甄别、复查材料，免于处分的处理意见）； 9、工资级别待遇等材料（包括录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料； 10、其它可供组织上参考的材料。

　第 八 条

　 员工人事档案的收集 1、为了使员工档案能全面反映员工历史和现实情况，必须经常有计划地将反映员工“德、能、勤、绩”的材料收集归档，不断补充员工人事档案内容，逐步完善员工档案； 2、根据工作需要和档案中缺少材料情况，有计划地布置填写履历表、做鉴定等，并及时将这些材料补充进员工档案； 3、公司其他相关部门及各单位要建立主动送交人事档案材料归档工作制度，及时地将新形成的人事档案材料送交人事档案管理部门归档，任何组织和个人不得以任何理由积压或滞留归档材料； 4、各单位（部门）形成的应归档的员工档案材料必须内容真实、齐全、文字清楚，对象明确，手续完备。需组织审查盖章或本人签字的，待签字后归入员工档案； 5、凡归档材料统一使用 A4 规格的办公用纸，用钢笔或毛笔等耐久性书写用具填写。

　第 九 条

　员工人事档案材料的鉴别销毁 1、凡收集上来的材料，在归档之前必须经过档案管理员认真审查、鉴别，符合归档要求的方可归档； 2、应明确判断材料是否属于本员工的材料及应归入员工档案的内容。发现有同名异性、张冠李戴的，或不属于员工档案内容的重复多余的材料，应清理出来，对其有保存价值的给予归档；

　 3、鉴别时，发现档案中缺少的有关材料，要及时进行登记并收集补充； 4、未经鉴别，任何人都不得擅自销毁员工档案材料，不得私自将不属于规定的材料归档或从员工档案中撤出材料； 5、凡销毁材料应予以登记，填写“销毁材料清册”，要写全材料名称、数量和材料形成时间，并说明销毁原因，并报请人力资源部负责人审核批准，销毁材料必须是按有关规定应清除的材料和重复无用的材料； 6、销毁材料应单独集中存放，并注意保存好“销毁材料清册”以备查用； 7、 经批准销毁的材料必须注意严格保密，由档案、保卫等部门派人监销； 8、干部档案材料销毁，应在“销毁材料清册”上注明销毁日期，并由监销人签字或盖章。

　第 十 条

　员工人事档案的整理 1、 档案整理工作人员必须认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》和档案工作的有关规定，严格遵守安全保密制度； 2、员工档案的整理要做到：收集来的员工档案材料要认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。通过整理使每卷档案达到完整、真实、有条理、精炼、实用的要求； 3、对档案材料载体变质或字迹褪色褪色不清的，要进行补救，一般采用修复、打印、抄写、复印等方法。凡打印、抄写的材料，必须认真细致、核对无误，注明复制单位和日期。

　第 十 一 条

　档案的保管与保护 1、员工档案管理部门，要建立专用档案库房，配置铁质档案柜。库房面积每千卷需 20 至 25 平方米。库房内应设置空调、去湿、灭火等设备； 2、库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措

　 施应经常检查；要保持库房的清洁和库内适宜的温、湿度（要求：温度14℃-24℃，相对湿度 45%-65%）； 3、保管员工档案，应建立登记和统计制度。每年全面检查核对一次档案，发现问题及时解决； 4、移交、退还的档案材料必须登记造册，移交人、接受人均应签字以示负责； 5、员工档案要设置专门的档案阅档室和档案管理人员办公室。档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开；设立阅档室以供查阅，阅档室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方，以便调卷和管理，防止泄密和丢失等； 6、要不断地研究和改进档案的保管方法和保护技术，逐步实现档案管理工作的科学化、现代化； 7、档案卷皮、目录和档案袋的样式、规格实行统一的制作标准； 8、严禁任何个人私自保存他人的档案。对利用档案材料营私舞弊的，应视情节轻重，予以严肃处理。对违犯《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的要依法处理。

　第十 二 条

　档案的利用 1、查阅单位应持有单位人力资源管理部门的介绍信,在档案室领取填写《查阅员工档案审批表》，按照有关规定办理审批手续，不得凭借调查证明材料、介绍信查阅员工档案； 2、凡查阅员工档案，利用单位应派劳资人员方可查阅； 3、查阅业务经理级以上干部档案须经分管组织的领导批准方可查阅； 4、查阅单位一般不得查阅直属上级和同级以上非本系统本单位员工档案，如工作需要必须查阅，须经人力资源部批准； 5、档案一般不外借。如必须借出使用时，借档单位(部门)应写出借档报告，并由借档单位(部门)盖章、负责人签字，人事档案部门对其进行

　 审核、批准后方可借阅。借阅时必须将借档的时间、材料名称、份数、理由等填写清楚，并由借档人员签字。归还时，及时在外借登记上注销。借阅人不得擅自将借阅档案转借他人； 6、查档后要求出具相关证明材料时，需履行以下手续：首先，由有关单位(部门)开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章 ；其次，人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料；最后，证明材料由人力资源部门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出； 7、任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。

　8、查阅员工档案注意事项：查阅档案，不要吸烟、喝水，防止档案材料污染受损，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换人事档案材料。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，违犯者应视情节轻重予以批评教育直至纪律处分。属于假公济私者，按违犯《中华人民共和国档案法》处理； 9、借用、查阅档案的单位和个人，不得擅自复制档案内容。因工作需要从档案中取证的，必须请示人力资源部批准后方可复制。

　第十 三 条

　档案的转递 1、员工人事档案应通过机要交通转递或派专人送取，不准交本人自带； 2、转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出； 3、转递档案必须按统一规定的“员工档案转递通知单”的项目详细登记，严密包封； 4、为使员工档案能够随着员工调动及时转递，应及时与调配部门建立必要的联系制度； 5、严格执行转递制度，避免产生“无头档案”。对已出现的“无头档案”，应认真查转。对确属查不到下落的，凡有保存价值的档案材料可

　 移交原单位保存。

　第三章

　附则

　第十 四 条

　本办法自发布之日起执行。

　第十 五 条

　本办法由人力资源部负责解释。

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