西北农林科技大学案卷档案整理规范

　西北农林科技大学案卷档案整理规范

　第一章

　概念

　第一条

　案卷是指由若干份互有联系的文件组合放入卷皮的档案保管单位。包括案卷封面、卷内文件目录、卷内文件和卷内备考表等。

　第二条 部门立卷归档时，应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，分类组卷，便于查找利用为原则。

　第二章

　整理的一般要求

　第三条

　专（兼）职档案员将按照要求，将同一问题的文件材料收集齐全后组成案卷，并对卷内文件进行调整检查。

　1.检查文件份数。检查文件是否收集齐全完整，有无不需要归档的文件材料。

　2.检查文件的联系。依照案卷内容，检查文件是否存在相互混淆、重复或拆散文件联系的现象。

　3.检查文件保存价值。

　4.检查文件数量。一般 A4 纸不超过 200 页，A3 纸不超过 100 页。对同一问题文件数量多的，适当分卷。问题单一、文件数量少者可组薄卷。

　第四条

　立卷分类

　1.按年度分开。将文件材料按其形成或针对的年度分开。一般文件归入文件形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度规划、计划，可归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；统计报表、预决算归入针对年度；跨年度的会议文件，一般可归入会议开幕的年度；按学年处理的文件归入专门年度。

　2.按问题分开。将文件材料按其所反映的问题分开。

　3.按保管期限分开。按永久、长期和短期分开。

　第五条

　立卷组合

　一般应以问题为主。卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列：批复、批示在前，请示报告在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后；其它文件材料按时间顺序排列。

　第六条

　填写卷内文件目录

　1.顺序号：以卷内每件文件材料的先后顺序填写的序号。一般每份文件材料单独计算为一件，正件与附件，按一件计算。

　2.文号：文件制发机关的发文字号。件字号中的“字”、“第”、“号”字、

　文件编号中的“0”，如“07 号”等，应如实录入。

　3.责任者：形成该文件材料的单位或对该文件材料的署名者。一般是指文件材料的落款盖章单位或负责人。联合行文的责任者写前两个单位加等字。无责任者的文件材料，根据内容自拟责任者，外加“[ ]”号。

　4.题名：即文件材料标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明内容的文件材料，可自拟标题，外加“[]”号。

　5.日期：文件的形成时间。

　6.页号：卷内文件起止页的编号。起止号中间用“－”连接。

　第七条

　编写页号和加盖档号章

　1.成卷装订的卷内文件编页号，按件装订的卷内文件编件号。

　2.卷内文件无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号。页号的位置在每页材料非装订线一侧的下角，用打号机逐页打号。一般从 1 开始编号。

　3.卷内文件应逐件加盖档号章，并填写档号章的各个项目，编制件号。档号章位置加盖在每件文件首页右上角。卷内文件的件数，一般每份文件单独计算为一件。

　第八条

　拟写案卷标题

　一般应概括卷内文件材料主要责任者、内容、名称(文种)等。

　第九条

　装订案卷

　1.装订时，拆除文件材料上的金属物。装订位置在距左侧边沿 1 厘米，距上下边沿 9 厘米处装订； 2.表格材料要求表头位置向里或向上。较大的表格，要适当地折叠（A4）。

　3.对装订线以外有字迹的文件材料，或破损的文件材料以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等，要加边、修补和裱糊。

　第十条

　填写卷内备考表

　1.本卷情况说明：填写卷内文件材料缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

　2.立卷人：组成本卷的责任者签名。

　3.检查人：对案卷质量进行审核的责任者签名。

　4.立卷时间：归档整理完成时间。

　第十一条

　录入案卷目录

　参见《西北农林科技大学南大之星档案管理系统应用指南》。

　第三章

　归档

　第十二条

　打印移交目录。目录空白处单位分管领导、归档整理人签字，并加盖公章。

　第十三条 归档材料按照移交目录先后顺序放置。

　第十四条 与档案馆联系移交档案。经管理人员检查验收合格后，双方履行签字手续，办理正式移交。

　第十五条 凡不符合档案整理规范要求的，档案馆有权拒绝接收。限期改正后归档 。

　联系电话：

　联

　系

　人：康云霞 孟 飞 马国胜

　杨 恒

　 档案馆 2019 年 3 月 1 日

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