著名人物档案整理规范

　 ICS 01.040.30 CCS A14

　DB 内 蒙 古 自 治 区 地 方 文 件 DB/T XXX—XXXX

　著名人物档案整理规范 The specification of celebrity archival arrangement

　20xx-xx-xx 发布 20xx-xx-xx 实施 内蒙古自治区市场监督管理局

　 发

　 II

　 前言

　本文件按照 GB/T 1.1-2020《标准化工作导则 第 1 部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。

　本文件由内蒙古自治区档案局提出。

　本文件由内蒙古自治区档案局归口。

　本文件起草单位：内蒙古自治区档案局。

　本文件主要起草人：穆林、乌冰、张存贵、肖虎、李秀萍、蔡霞、梁喆强、杨静、邢梦然。

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　著名人物档案整理规范 1 范围 本文件规定了著名人物档案整理原则和方法。

　本文件适用于内蒙古自治区各级档案馆著名人物档案的整理。

　2 规范性引用文件 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

　GB/T 11821 照片档案管理规范 DA/T1 档案工作术语 DA/T 13 档号编制规则 DA/T 22 归档文件整理规则 DA/T250 档案修裱技术规范 DA/T 50 数码照片归档与管理规范 DA/T69 纸质归档文件装订规范 DA/T 78 录音录像档案管理规范

　3 术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。

　3.1 著名人物 celebrity

　本文件所称是指在某一领域、行业、学科做出过重大贡献，产生较大影响，并得到社会和历史认可的内蒙古籍或在内蒙古自治区境内长期工作活动过的非内蒙古籍的著名人物。

　3.2

　著名人物档案 celebrity archives 著名人物在长期工作、学习和生活中形成的具有保存、利用价值的不同载体的文字、图表、声像和实物等。

　3.3

　立档单位 founds constituting unit 构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人，著名人物档案的立档单位为著名人物个人。

　3.4

　著名人物全宗 celebrity fonds

　著名人物个人形成的具有有机联系的档案整体。

　3.5

　汇集全宗 collected fonds

　 - 2 -

　由若干个档案数量较少且具有某些共同特征或联系的全宗组成的作为一个全宗对待的档案整体。

　3.6 收集 collection 档案馆接收、征集著名人物档案的活动。包括档案馆依法接收；购买、复制或交换；档案所有者向档案馆捐赠、寄存；其他收集方式。

　3.7 整理 archival arrangement 按照一定原则对著名人物档案实体进行系统分类、排列、编号和编目等，使之有序化的过程。

　3.8 编目 catalogue 按照一定的规则进行著名人物档案著录并将条目组织成目录的过程。

　3.9 档案目录 list 按照一定的次序编排而成的揭示档案内容与形成特征的条目组合，是档案管理、检索和利用的工具。

　3.10

　 档号 archival code 以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映著名人物档案排列顺序的一组代码。

　3.11

　件 item 归档文件材料的整理单位。

　3.12

　 保管期限 retention period 对档案划定的存留年限。

　3.13

　 纸质档案

　paper records

　以纸张作为载体的档案，如履历、书稿、日记、笔记、家谱等。

　3.14

　 照片档案

　photographic records 照片档案是以静止摄影影像为主要反映方式有保存价值的历史记录，一般包括底片、照片和说明三部分。

　3.15

　 数码照片档案

　digital photographic records 数码照片档案是指有归档价值的用数字成像设备拍摄获得的，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。

　3.16

　 录音录像档案

　audio and video records 录音录像文件即著名人物在工作、学习、生活过程中采用不同记录载体形成的以声音或影像为主要呈现方式的具有凭证、查考和保存价值的信息记录。

　3.17

　 实物档案

　physical archives

　具有档案属性的实物通过收集整理转化成的档案。

　4 收集

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　4.1

　收集原则 著名人物在工作、学习和生活中形成的，具有查考、保存价值的各种载体的材料均应收集归档。

　4.2

　收集范围 （a）反映著名人物主要经历和活动的生平材料，如自传、往来信件、履历表等； （b）反映著名人物社会活动的材料，如报告、演讲稿、工作日记、签到簿等；

　 （c）反映著名人物成就的材料，如研究成果、书画作品等；

　 （d）社会对著名人物研究、评价的资料，如纪念性、回忆性、介绍性、研究性文章等；

　 （e）与著名人物有直接关系的材料，如各类证件、证书、奖章、谱牒等；

　 （f）反映著名人物活动的照片、录音、录像等；

　 （g）著名人物生活用品、手工艺品、收藏品等与本人相关且具有查考价值和纪念意义的物品。

　5 整理 5.1 整理原则 5.1.1

　遵循文件材料形成的客观规律，保持文件材料之间的有机联系，真实反映著名人物工作、学习和生活的本来面貌，保证同一来源档案的完整性，便于保管和利用。

　5.1.2

　整理应便于计算机管理。

　5.2

　整理总体要求 5.2.1

　全宗划分 著名人物档案以个人为单位进行整理，为方便管理，根据实际情况，可将著名人物档案设立为独立全宗或汇集全宗。

　5.2.2

　保管期限 著名人物档案全宗保管期限均为永久。

　5.2.3

　分类 制定分类方案，全宗内档案分为五类：纸质档案、照片档案、数码照片档案、录音录像档案、实物档案。

　5.2.4

　编号规则 归档文件材料应依分类方案和排列顺序编写档号，档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。

　5.2.5

　整理依据 纸质档案参考 DA/T 22-2015 进行整理；照片档案参考 GB/T 11821-2002 进行整理；数码照片档案参考 DA/T 50-2014 进行整理；录音录像档案参考 DA/T 78-2019 进行整理；实物档案整理视具体情况而定。

　5.3

　整理方法 5.3.1 纸质档案整理方法 归档文件一般以每份文件为一件。履历表格等图表一套为一件；同一事件的来信和复信为一件；自传、演讲稿、学术论文、手稿、底稿、纪念文稿一般独立成件，如有复印件、修改稿等也可为一件； 签到簿、日记、著作等簿册书籍一本为一件；事迹报道等报纸刊物一期为一件。

　件内文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后。

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　件的排序一般按时间结合事由排列。对于事由排列的先后顺序一般按履历简介、个人经历、社会活动、个人成就等著名人物生平经历的发展顺序进行。同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。成套性的文件材料可集中排列。

　档号结构一般为：全宗号-类别号-件号，档号的构成详见附录 A（包括独立全宗和汇集全宗）。

　档案应以件为单位编制页码，页码应逐页编制，应分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置，文件材料已印制成册并编有页码的、拟编制页码与文件原有页码相同的，应保持原有页码不变。

　 归档文件应在首页上端空白位置加盖归档章并填写相关内容，归档章项目、格式见附录 B。著名人物字画、图表等不同的形状与大小的纸质档案，按照尺寸制作信封或特殊装具，在右上角加盖归档章或粘贴相同内容的标签。

　归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整，已破损的，应按照 DA/T 25-2000 予以修复，装订按照 DA/T 69-2018 中相关要求进行。

　5.3.2 照片档案整理方法 照片档案应按事由结合时间、重要程度等进行排列。

　照片的档号（照片号）是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码，由全宗号、类别号、件号（张号）组成，格式及构成详见附录 A。

　 经过排序将照片固定在芯页上，放置不下的大幅照片，可将其放入专用的档案袋或档案盒中，按照片号顺序排列。单张照片说明的填写应采用横写格式，分段书写。格式如下：

　题名：

　照片号：

　底片号：

　时间：

　摄影者：

　文字说明：

　填写题名应简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。照片号和对应的底片号尽量保持一致。照片的拍摄时间用 8 位阿拉伯数字表示，第 1-4 位表示年，第 5-6位表示月，第 7-8 位表示日，不足两位数的，用 0 补齐。示例：1953 年 3 月 2 日写作 19530302。摄影者一般填写个人，必要时可加写单位。文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息；或仅对题名未及内容作出补充。其他需要说明的事项亦可在此栏表述，例如照片归属权不属于本单位的，应注明照片版权、来源等。

　单张照片的说明，可根据照片固定的位置，在照片的右侧、左侧或正下方书写。大幅照片的说明可另附纸书写，与照片一同保存。

　 底片整理，参照 GB/T 11821-2002 进行整理。

　5.3.3 数码照片整理方法 反映同一内容的若干张数码照片，应选择其中具有代表性和典型性的数码照片归档，所选数码照片应能反映该项活动的全貌，且主题鲜明，影像清晰、完整。反映同一场景的数码照片一般只归档一张。

　数码照片档案按时间结合事由排列。

　整理过程中，应以档号对数码照片文件进行重命名。档号由全宗号、类别号、件号（张号）组成，格式及构成详见附录 A。

　数码照片应附加文字说明。文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示该张数码照片所反映的主要内容。

　归档的数码照片应为 JPEG、TIFF 或 RAW 格式，推荐采用 JPEG 格式。

　数码照片档案应存储在耐久性好的载体上，可采用硬磁盘、磁带和一次写光盘作为数码照片档案长期保存的存储载体。数码照片档案一般采用一式 3 套的存储方式，一套封存保管，一套供查阅利用，一

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　套异地保存。

　5.3.4 声像档案整理方法 由摄录设备连续录制或拍摄形成并独立存在的录音录像文件又称为自然件,录音录像档案以件为单位进行整理。

　录音录像电子文件按照时间结合事由排列，整理结果应保持录音录像电子文件之间的内在有机联系。

　为录音录像档案编制档号，档号由全宗号、类别号、件号组成，格式及构成详见附录 A。

　以档号对录音录像电子文件重新命名。

　整理过程中应对模拟信号录音录像文件进行数字化转换, 形成数字副本,按照规范 DA/T 78-2019，使其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的数字音频文件和视频文件。

　5.3.5 实物档案整理方法 实物档案一般以每个（件、套、张、本、枚等）单独物品为一件，也可视具体情况而定。每件档案按照时间顺序排列，成套性的也可集中排列在一起。

　实物档案体积形式不一，整理方式可灵活掌握。体积较小的实物档案可放入特制档案袋中加盖归档章再按顺序放入档案盒中；体积较大的实物档案可直接放入特制装具中，在装具上粘贴与归档章内容相 同的标签，粘贴位置应便于查找。实物档案与纸质档案归档章相同，项目、格式见附录 B。

　6 装盒 6.1

　装盒 6.1.1

　将著名人物档案材料按类别和档号顺序装入文件档案盒或特殊装具中，不同载体形式的档案材料一般不混装，著名人物字画及其他实物，应根据不同的形状与尺寸制作装具。

　6.1.2

　纸质档案文件档案盒规格、尺寸具体详见附录 F。

　6.2

　填写档案盒封面 著名人物档案盒封面填写项目包括全宗名称、起止日期、保管期限、件数、页数、档号，详见附录F。

　6.3

　填写档案盒脊 著名人物档案盒盒脊背填写项目包括全宗号、类别号、起止件号、盒号，详见附录 F。

　6.4

　填写盒内备考表

　 盒内备考表填写项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人、整理日期、检查日期，详见附录 G。

　7 编制档案目录 7.1

　著名人物档案目录 编制著名人物档案目录，各类载体档案目录具体情况详见附录 C。

　7.2

　著名人物档案目录封面 著名人物档案目录封面包括全宗号、类别号、全宗名称、年度、保管期限，详见附录 D。

　7.3 著名人物档案目录备考表 著名人物档案目录备考表填写项目包括全宗名称、全宗号、类别号、件数、起止日期、目录张数、其他说明、目录编制人、目录编制日期，详见附录 E。

　7.4

　编制机读目录 永久保存的档案应编制机读目录，机读目录数据格式应符合国家档案管理相关要求。

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　附录 A （规范性）

　档号（照片号）结构和构成说明

　 著名人物档案档号结构分为二种：

　第一种，设为独立全宗，结构为：全宗号—类别号—件号

　 即：XXXX — XX ——XXXX

　件号、张号

　 类别号

　独立全宗号

　第二种，设为汇集全宗，结构为：全宗号—类别号—件号

　 即：XXXX — XXXX ·XX ——XXXX

　件号、张号

　 类别号

　人物号

　 汇集全宗号

　全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，按照 DA/T 13-1994 规定，全宗号用 4 位代码标识，第一位以字母标识，后三位用阿拉伯数字标识，如：G650。

　类别号：用 2 位代码标识，纸质档案为“01”，照片档案为“02”，数码照片档案为“03”，录音录像档案为“04”，实物档案为“05”。

　人物号：为 4 位阿拉伯数字，从“0001”开始顺序排号。

　件号（张号）：为 4 位阿拉伯数字，从“0001”开始顺序排号。

　附录 B （规范性）

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　归档章(档案粘贴标签)式样及示例

　全宗号 人物类别号 载体类别号

　件号 * 年度 页数

　 单位：mm 比例 1:1 注：标有“•”号的为选择项。

　图 B.1 归档章（档案粘贴标签）式样

　图 B.2 归档章（档案粘贴标签）示例

　G650

　01 0001 永久 1986 35

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　附录 C （资料性）

　著名人物档案目录式样

　 著名人物纸质档案目录

　图 C.1 著名人物纸质档案目录式样

　 著名人物照片档案目录 序号

　档号

　责任者

　题名

　摄影者

　拍摄时间

　照片

　张号

　备注

　 图 C.2 著名人物照片档案目录式样序号

　档号

　责任者

　题名

　日期

　页数

　备注

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　著名人物数码照片档案目录

　 图 C.3 著名人物数码照片档案目录式样

　著名人物录音录像档案目录 序号

　档号

　责任者

　题名

　文字说明

　时长

　日期

　类型

　备注

　 图 C.4 著名人物录音录像档案目录式样

　 著名人物实物档案目录

　 图 C5 著名人物实物档案目录式样 序号

　档号

　责任者

　照片题名

　文字说明

　摄影者

　拍摄日期

　拍摄地点

　照片张号

　文件格式

　序号

　档号

　责任者

　题名

　文字说明

　日期

　实物名称

　规格

　备注

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　附录 D （规范性）

　著名人物档案目录封面式样

　 比例：

　1:2

　 图D.1 著名人物档案目录封面式样

　 全宗号

　 类别号

　 著

　名

　人

　物

　档

　案

　目

　录

　 全宗名称

　年

　度

　保管期限

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　附录 E （资料性）

　著名人物档案目录备考表式样

　比例：

　1:2

　图E.1 著名人物档案目录备考表式样

　著

　名

　人

　物

　档

　案

　目

　录

　备

　考

　表

　全宗名称：

　全宗号：

　类别号：

　件数：

　起止日期：

　目录共有：

　张 说明：

　 编制人：

　编制日期：

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　 附录 F (资料性) 档案盒式样

　全宗号 类别号 盒号 起止件号 图 F.1 档案盒封面及规格

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　 图 F.3 档案盒备考表式样

　图 F.2 档案盒盒脊式样

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　附件 1

　 《著名人物档案整理规范》编制说明

　 一、工作简况 内蒙古档案局、馆自 1989 年开始建立著名人物档案全宗以来，经过 30 多年的不懈努力，现已征集到涵盖自治区不同时期、不同领域近 300 位著名人物的个人档案 3.5 万件。著名人物档案的种类也相当丰富，有手稿、书画、生活用品、照片、视频、出版物、证件、奖状、聘书等，涵盖了名人工作和生活的方方面面。与此同时，全区有关盟市、旗县市区档案部门也陆续开展著名人物档案工作，著名人物档案逐渐成为各级档案馆馆藏特色档案，成为弘扬社会主义核心价值观的宝贵资源。内蒙古档案局、馆先后制定试行 3 种整理方法，积累了丰富宝贵的工作经验。

　为更好地促进全区著名人物档案工作的发展与交流，进一步优化馆藏档案资源结构，内蒙古档案局、馆申请制定《内蒙古自治区著名人物档案整理规范》（以下简称《规范》）这一地方标准，经报请内蒙古市场监督管理局审核批准，《规范》列入自治区 2019 年度地方标准制修订计划。同年６月，内蒙古档案局、馆成立《规范》制定项目领导小组，局(馆)长张琛任组长，副局(馆)长徐春阳、张帅任副组长，小组成员包括黄丽萍(法规处处长)、武玉梅(办公室主任)、穆林(收集整理部主任)、谷磊(信息处处长)、张存贵(法规处副处长)。领导小组下设办公室，办公室设在法规处，建立局馆领导负总责、法规处具体抓、各处室协同配合的工作机制。同时，组建

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　《规范》制定组，由穆林、乌冰、张存贵、肖虎、李秀萍、蔡霞、梁喆强、杨静、邢梦然组成。

　二、《规范》制定的必要性 （一）不同整理方法并行存在弊端。著名人物档案作为馆藏档案的独立门类，载体多样，内容丰富，时间跨度大，数量随时变更。自 1990 年起内蒙古档案局、馆先后３次制定了著名人物档案整理方案，全区有关盟市、旗县市区档案部门也存在多种整理方法。这些整理方法，为推进著名人物档案整理发挥了重要作用，但也为资源有效整合与深度开发利用带来弊端，需要制定统一、完整、系统性的整理规范。

　（二）参照的相关行业标准发生变动。以往整理方法所参考的行业标准发生了新的变化。国家档案局于 2016 年和 2019 年分别对《归档文件整理规则》《录音录像档案管理规范》进行了重新修订，其中对文书档案和录音录像档案整理提出了许多新的要求，以往对著名人物档案的整理方法已不符合新的行业标准要求。

　（三）不能满足档案信息化发展需要。随着著名人物档案载体的不断变化，电子形式的著名人物档案大量增加，档案内容也更加多样，其中关于著名人物的数字期刊、网络视频、数据库等形式越来越丰富。以往整理方法已不能满足整理需要。同时，以往整理方法所形成的文件目录不能有效挂接数字档案管理系统，阻碍了著名人物档案信息化的发展。

　三、《规范》制定过程 （一）调研学习 2020 年 8 月，先后与呼和浩特市档案馆、赛罕区档案馆、新城

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　区档案馆、玉泉区档案馆进行座谈，了解区内著名人物档案现状及存在问题，就《规范》内容进行了深入探讨。11 月，赴江苏省档案馆、浙江省档案馆、南京市档案馆调研，通过考察，学习先进地区工作经验，进一步完善《规范》的制定工作。

　（二）标准立项 2019 年 3 月，按照自治区市场监督管理局《关于征求 2019 年地方标准制修订项目的通知》要求，报送了立项报告，2019 年 6 月获得批准通过，《规范》列入 2019 年度第一批内蒙古自治区地方标准制修订项目计划。

　（三）征求意见 《规范》制定项目组召开工作会议并形成会议纪要，明确《规范》制定工作具体要求，规范制定工作管理、审查、申报等工作程序，制定工作计划和推进表，有效推动工作顺利开展。2020 年 9 月，形成了《规范》第二稿。同年 10 月，征求局馆各处室意见，对《规范》第二稿内容进行调整。11 月，在赴外省调研学习的基础上，形成《规范》第三稿，印发各处室再度征求意见，并于 2020 年 12 月14 日和 25 日先后两次组织召开由局馆各处室负责人、专家参加的会议进一步讨论修改。

　2021 年 1 月 8 日，内蒙古档案局、馆法规处组织召开视频讨论会，专题研究讨论《规范》内容，局馆相关处室及部分旗县档案局、馆档案整理人员参加了讨论。2021 年 1 月 14 日，形成征求意见稿。

　四、制定的原则和依据 （一）借鉴国内先进整理方法。为适应著名人物档案数字化发展需要，更好地促进著名人物档案的提供利用工作，汲取江苏、浙

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　江省等著名人物档案工作经验，我们将整理方式从过去的按卷整理调整为现在的按件整理。

　（二）立足我区著名人物档案实际。建立著名人物档案全宗时，可因人制宜，对于个人材料较少且后续捐赠数量不多的著名人物，建立汇集全宗的整理方法。

　（三）严格执行国家或行业相关标准。《规范》制定过程中采纳了国家档案局最新发布的制度规范，对于专业术语的运用尽量保持与《DA/T1-2000 档案工作术语》的一致性。

　五、主要条款说明 确定著名人物档案的名词术语。在此次制定过程中，对于著名人物档案中出现的一些常用名词术语进行了统一的命名及定义，如著名人物、著名人物档案、著名人物全宗等。

　调整著名人物档案的分类。此次《规范》依据著名人物档案不同的载体特征，由以往整理方法细分的文书、书画、简报、簿册、证件等 8 个类别合并为纸质、照片、数码照片、录音录像、实物 5个大类，便于保管和利用。

　调整整理方式。著名人物档案的整理方式由按卷整理变为按件整理。

　六、意见分歧的处理依据和结果 在《规范》制定过程中，项目组内部对于著名人物档案归档应当按件或按卷整理产生分歧。按卷整理，内容联系较为紧密，一卷形成一个内在联系的有机整体，方便纸质目录查找利用，但组卷较为繁琐、复杂，工作量大，同时不利于著名人物档案数字化的要求。经调研江苏省、浙江省档案馆，著名人物档案数字化经验是按件整

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　理更便于利用，据此，最终达成我区著名人物档案按件整理的意见。

　七、国家标准采用情况 《规范》借鉴了国家与行业相关标准，结合我区著名人物档案的具体情况，有所调整。

　（一）术语的定义有所调整。如立档单位是指构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人；著名人物档案的立档单位为著名人物个人。全宗是指一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体；著名人物全宗是指著名人物个人形成的具有有机联系的档案整体。

　（二）多种整理方式相结合。著名人物档案相对于其他门类档案具有形状、规格多样化的特点，针对字画、录音录像带及其他实物，应当根据其不同形状与尺寸制作信封或装具，归档章加盖于信封或装具的右上角。

　八、其他应当说明的事项 各地著名人物档案的具体情况不尽相同，可视情况而定，如著名人物档案征集范围的确定、独立全宗或汇集全宗的设立、著名人物档案数字化等，建议采用切合实际的整理方法。

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　 整理人

　整理时间

　检查人

　检查时间

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