企业职工（干部）档案整理方法

　企业职工（干部）档案整理方法

　为规范企业职工（干部）档案的整理工作，确保顺利完成市属国有企业退休职工社会化管理档案移交工作，按照《企业职工档案管理工作规定》、《干部档案工作条例》的相关要求，结合渝中区档案工作实际，按照工作流程，制定企业职工（干部）档案整理方法如下：

　 一、材料价值的鉴别 企业职工（干部）档案材料的鉴别工作，是企业职工（干部）档案管理部门对收集起来准备归档的材料进行审查，甄别材料的真伪，判定材料的保存价值，确定其是否归入企业职工（干部）档案的工作。鉴别工作应坚持历史唯物主义和辩证唯物主义的观点，具体问题具体分析，根据形成材料的历史条件、材料的主要内容、用途及其保存价值，确定材料是否归入档案。鉴别归档材料的具体做法：

　（一）判定材料是否属于所管企业职工（干部）的材料及应归入企业职工（干部）档案的内容。发现有同名异人、张冠李戴的，或不属于企业职工（干部）档案内容和重复多余的材料，应清理出来。对其中有保存价值的文件、资料，可交文书档案或转有关部门保存。不属于企业职工（干部）档案内容，比较重要的证件、文章等，组织不需要保存的，退给本人。无保存价值又不宜退回本人的，应登记报主管领导批准销毁； （二）审查材料是否齐全、完整。政审材料一般应具备审查结论、调查报告、上报批复、主要证明材料、本人的交待等。处分材料一般应具备处分决定（包括免予处分的决定）、调查报告、上级批复、个人检讨或对处分的意见等。上述材料，属于成套的，必须齐全；每份归档材料，必须完整。对头尾不清、来源和时间不明的材料，要查清注明后再归档，凡是查不清楚或对象不明确的材料，不能归档； （三）审查材料是否手续完备。凡规定需由组织盖章的，要有组织盖章。任免呈报表须注明任免职务的批准机关、批注时间和文号。出国、出境审批表，须注明出去的任务、目的及出去与返回的时间。凡不符合归档

　─ 2 ─ 要求，手续不完备的档案材料，须补办完手续后归档； （四）鉴别中发现涉及企业职工（干部）政治历史问题或其它重要问题，需要查清而未查清的材料及未办理完毕的材料，不能归入企业职工（干部）档案，应交有关组织处理； （五）鉴别时，发现档案中缺少的有关材料，要及时进行登记并收集补充。

　二、分类排列 （一）分类

　企业职工（干部）档案分为十类 第一类

　履历材料 第二类 自传材料 第三类 鉴定、考核、考察材料 第四类 评定岗位技能和学历材料（干部为“学历和评聘专业技术职务材料”）

　第五类 政审材料（干部为“政治历史情况的审查材料”）

　第六类 参加中国共产党、共青团及民主党派的材料 第七类 奖励材料 第八类 处分材料 第九类 招用、劳动合同、调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料（干部为“录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料”）

　第十类 其他可供组织上参考的材料。

　（二）排列编号 根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料的形成时间排列顺序，并在每份材料的右上角编上类号和顺序号，在其右下角编写页数。

　三、编制卷内文件目录 企业职工（干部）档案必须有详细准确的卷内文件目录，具体要求：

　（一）按照类别排列顺序及档案材料目录格式，逐份逐项地进行填写；

　（二）根据材料题名填写“材料名称”。无题名的材料，应拟定题名。材料的题名过长，可适当简化。拟定或简化题名，必须确切反映材料的主要内容或性质特点。凡原材料题名不符合实际内容的，须另行拟定题名或在目录上加以注明； （三）“材料形成时间”，一般采用材料落款标明的最后时间。复制的档案材料，采用原材料形成时间； （四）填写“材料份数”，以每份完整的材料为一份（包括附件）；材料页数的计算，采用图书编页法，每面为一页，印有页码的材料、表格，应加数填写； （五）书写目录要工整，正确清楚、美观、不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水书写目录。填写目录后，要检查核对，做到准确无误； （六）书写目录时，每类目录之后，须留出适量的空格，供补充档案材料时使用。

　四、装订 企业职工（干部）档案必须装订成卷，装订时将目录置于卷首，其他材料排列顺序与目录相符。具体做法：

　（一）将目录与材料核对无误； （二）首先剔除材料上原有的钉书钉、回形针、大头针等金属物，然后把全卷材料理齐。材料条件好的应做到四面整齐，条件较差的，以装订线一边和下边两面为齐； （三）在材料左侧竖直打上统一的装订孔，注意检查装订孔及左侧有无文字、图表等档案有效部分，如有则须作托边处理。

　（四）使用《企业职工档案管理工作规定》、《干部档案工作条例》附件规定的标准档案装具。档案装具封面项目主要有姓名、籍贯、档案号，需逐项规范填写，书写姓名不得用同音字或不规范的简化字。

　另外，干部档案卷脊下端应加盖档号章（25mmX60mm），卷脊无法加盖档号章的，在封面左上方加盖档号章；装具为档案袋的，直接在封面左上方加盖。

　─ 4 ─ 档号章有全宗号、目录号、案卷号三个栏目，全宗号由渝中区档案馆给定，本次移交档案的最高一级企业为一个全宗，并由其对所属企业给定目录号予以区分，目录号用阿拉伯数字标注。

　五、编制案卷目录 在档案整理完毕后，以职工（干部）姓氏拼音字母顺序排列，并编制本单位的案卷目录。案卷目录主要项目有：档号（或案卷号）、姓名、籍贯、备注。

　六、其他要求 （一）档案装具 1. 《企业职工档案管理工作规定》、《干部档案工作条例》附件规定的标准档案袋、档案盒均可； 2. 其他非标准装具只要纸张规范、封面项目完整也可； 3. 无破损、尘污、虫蛀、鼠咬等情况。

　（二）档案数字化 1. 案卷目录、卷内目录条目数字化； 2. 数据安全导入区档案馆管理系统。

　（三）日常管理 1. 档案整理完毕后，在正式移交区档案馆前，各单位继续承担档案的日常保管与查阅利用工作。

　2. 在此阶段，区档案馆对各单位的档案业务工作履行指导职责。

　（四）交接工作 1. 在交接档案前，交接双方应填写档案交接文据一式四份，并签字盖章，双方各保存两份，档案交接文据填写规范； 2. 交接双方共同对照案卷目录清点核对档案； 3. 企业提供本企业简介一份。

　渝中区档案局（馆）

　 2017.12.22

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