档案管理

　档案管理

　一、各部门负责人应重视公司文件资料的管理并配备兼职人员负责此项工作。应归档的有：

　(一) 人力资源管理中心负责保管人事档案，包括员工的合同、入职表、简历、身份证复印件、学历证书复印件、各类技术职称复印件等。

　(二) 财务管理中心负责保管会计档案，包含会计凭证、会计账簿、财务报告、其他会计核算资料以及各类合同，如租赁合同、借款合同、销售合同、保险合同、财务软件技术服务合同、及财务中介服务合同等。

　(三) 采购与物流中心负责保管配送类、加工类、采购类合同等。

　(四) 公共关系与开发中心负责保管各门店租赁合同、消防合同等。

　(五) 设计部负责保管各门店、各分公司的设计类合同等。

　(六) 工程部负责保管施工合同、维修合同等。

　(七) 各类合同由承办部门各自分类保管。

　二、凡公司各部门、各分公司、各门店在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、传真、图表、书信、报刊、录音、录像、U 盘等），需按规定定期向总部行政部移交，集中管理，应提交归档的有：

　(一) 公司的请求与上级机关的批复文件； (二) 公司召开的大型会议的全套文件以及会议形成的声像材料； (三) 公司领导公务活动形成的重要文件，从外单位带回的与公司有关的重要文件材料； (四) 公司领导或各部门有关负责人代表公司对电视台、广播电台及报刊记者的新闻发布稿和声像材料、撰写专题文章及在外单位重要讲话的稿本； (五) 反映公司经营和管理的专业文件材料，如投资项目、贸易、证券、信贷、租赁、转贷等业务中产生的各种文件、资料、合同、样票等； (六) 公司各门店成立、启用印章及其组织机构、人员编制等文件材料； (七) 公司制定的各类规章制度等； (八) 公司的历史沿革（包括公司简介）、大事记、年鉴，反映公司重要活动、事

　件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物及展览照片、录音、录像等文件材料； (九) 公司解决法律纠纷问题形成的文件材料； (十) 公司购置大型设备和基建工作中形成的凭证、协议合同、图纸文件材料等等。

　四、公司各部门应在每年 6 月、12 月最后一个星期各整理一次需要归档的文件材料向总部行政部移交。

　五、归档文件具体应做到下述几点：

　(一) 归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

　(二) 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开。

　(三) 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。

　七、档案保管期限 (一) 凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。

　(二) 凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。（5 年以上 15 年以下）

　(三) 凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。（2 年以上 5 年以下）

　八、行政部对所保存的档案每年进行一次鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。档案鉴定工作由行政部主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见销毁档案材料，需由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。

　九、公司各部门因工作需要，借阅档案需经本部门负责人批准，然后到公司行政部填写档案借阅单，方可借阅。

　十、公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意、行政副总裁或董事长批准后方可查阅。

　十一、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理。

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