资料及档案管理

　第1 1 章

　资料及档案管理 通过对文件收发、批转、处理、起草、标识和可追溯性、审批、保管、归档和记录的收集、编目、查阅、归档、存贮、保管、处理做出规定，实现对文件、记录的有效控制和管理。确保在本项目有关场所使用的文件是有效版本，保证提供工程质量、安全、环保符合规定要求和管理体系有效运行的证据，并为有追溯性要求的场合和采取纠正及预防措施提供证明文件。

　分包单位分包单位编写文件文秘资料登记处项目总工程师是否符合要求是否为工程档案项目经理及总承包部批示转文秘处 是否留底监理单位审核是否报业主 业主审核业主反馈意见审核结果是否留底文秘处留底是否其他部门配合责任部门人员落实总承包部落实项目经理或总工审核落实结果是否符合要求项目经理或总工通知责任人落实结果是否须项目经理或总工审核落实结果是否须书面回复分包责任人编写书面回复项目经理审查书面回复是否符合要求文秘处否否否—口头或电话通知是是是否是否否是格式、份数、内容分包上报资料否是—留底否是是返回分包单位否是书面回复 各单位文件管理流程 1.1 记录

　1.1.1 记录范围

　文件和资料收发；废止记录；施工控制点交接记录；物资采购记录；原材料检验、试验记录；施工过程中各道施工工序的原始记录；设备的检测记录；不合格品、不合格工序的处理记录等。

　1.1.2 职责

　项目部各职能部门负责本部门各种记录的管理。

　成立档案管理领导小组，档案管理由总工直接领导，质检部具体负责，各部门负责人分工的档案管理体制。部门职责如下 质检部 贯彻执行国家有关档案工作的法律、法规和方针政策。

　负责传阅、收集、整理和保存与监理之间往来的文件、信函等原始资料。

　建立健全档案工作的规章制度。

　负责指导、督促各业务部门的文件材料收集、整理、归档工作。

　负责单位、分部、分项工程质量检验评定资料的收集、整理、归档。

　负责竣工资料的编制、移交。

　工程部 负责开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要、施工计划、施工技术措施、施工月报、设计变更等原始资料的收集、整理、归档。

　负责施工图纸的审查、发放及竣工图纸的编制。

　负责施工组织设计、施工方案、实施细则的编制、整理、归档、保存。

　负责施工日志的审查、整理、归档。

　设计施工中重大技术问题的往来文件、会议纪要的整理、归档。

　测量队 负责测量控制网的检测，并将有关资料收集、整理、归档。

　负责施工测量资料的收集、整理。

　负责构筑物沉降、位移、变形观测记录的收集、整理。

　试验室 负责试验资料汇总表和试验原始记录的收集、整理、归档。

　负责各种原材料、半成品检验资料的收集、整理、归档。

　设备部/物资部 负责各种原材料、半成品出厂合格证、质量保证书等资料收集、整理、归档。

　负责设备进场后开箱检验记录的收集、整理、归档。

　设备运行记录及重要事故分析处理报告。

　综合办公室 负责局、公司来文的收集、整理、归档。

　负责声像实物类的收集、整理、归档（工程照片、录像带、磁盘、光盘、幻灯片、奖状、锦旗、奖杯、奖牌、证书、奖品等）。

　合约部 工程进度控制文件资料的收集、整理、归档。

　投资控制（财务支付月报）等文件资料的收集、整理、归档。

　招、投标书、中标通知书、合同文本、竣工决算等资料的收集、整理、归档。

　安全部 关于治安、保卫、消防、安全相关规章制度、检查记录的编制、收集、整理、归档。

　特殊工种人员证上岗证等资料的收集、整理。

　1.1.3 记录的填写

　1．所有记录应当填写完整、字迹清楚、耐久，记录内容应当准确、适时有效、不得涂改； 2．记录相关责任人必须签名，并注明日期。

　1.1.4 记录的标识

　记录的编号是记录的主要标识。执行谁编制谁标识的原则，并按《文件控制程序》进行标识。

　1.1.5 记录的检索

　各职能部门应对所管理的记录分类登记，并建立目录，以便于检索。

　1.1.6 记录的贮存和保护

　各职能部门应对所管理的记录分类登记，并建立目录，以便于检索。

　1.1.7 记录的归档

　记录平时使用期间应由责任人妥善保管，防止丢失、损坏； 记录应贮存在通风良好、干燥防潮的地方，要防止虫害、鼠害、变质，保证记录的安全。

　项目部形成的记录，待工程竣工后随竣工资料向档案部门归档。

　1.1.8 记录的利用

　记录的利用按相关规则中有关档案借阅利用的规定执行，作好借阅利用的登记工作。

　1.1.9 记录的处置

　各职能部门保存的记录需要销毁处理的，经本部门负责人审核，报分管领导批准后，本部门自行处置，并作好销毁记录。

　1.2 档案管理

　项目部的档案主要是指竣工资料，内容包括施工（竣工）图纸、与监理单位往来文件及施工过程中工序质检资料等。

　1.2.1 收集范围

　反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体文件，收集齐全，归入建设项目档案。

　1.2.2 收集时间

　各类文件按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集。

　1.2.3 质量要求

　字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字认可手续完备； 需永久、长期保存的文件不用易退色的书写材料书写、绘制； 复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度符合设备标定质量的要求； 录音、录像文件保证载体的有效性； 长期存储的电子文件使用不可擦除型光盘。

　1.2.4 档案的 移交

　在本工程正式通过竣工验收后三个月内向业主提供完整的竣工档案，同时向公司移交一份备案。

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