电厂工程材料与档案管理细则

　 1

　扩建工程资料与档案管理细则

　( ( 试行版) )

　某公司

　 2

　目

　录

　第一章

　总则

　第二章

　管理机构、组织机构及职责

　第三章

　项目文件归档要求 第四章

　项目文件的编制要求

　第五章

　电子文件的归档与整理

　第六章

　照片档案的收集与整理

　第七章

　实物档案的收集与整理

　第八章

　附

　则 附件

　附录

　 3

　扩建工程资料与档案管理细则

　第一章

　总则

　第一条

　为加强某工程档案管理工作（以下简称“项目档案”），保证项目档案的完整性、准确性和系统性，真实地反映工程项目建设期的实际情况，充分发挥项目档案在工程前期准备、建设、生产和管理等工作中的作用，确保工程项目竣工档案移交符合达标投产及创优要求，特制定本细则。

　第二条

　本细则制定依据  《中华人民共和国档案法》  《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T 28-2002）

　 《火电建设项目文件收集及档案整理规范》（DL/T 241-2012）

　 《科学技术档案案卷构成的一般要求》（ GB/T11822-2008）

　 《火电工程达标投产验收规程》（DL5277-2012）

　 《电力工程竣工图文件编制规定》（DL/T 5229-2005）

　 《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）

　 《技术制图复制图的折叠方法》（GB/T 10609.3）

　 《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）

　 《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）

　 《电力建设施工质量验收及评定规程》（全套、现行版本）

　

　火电发电工程质量监督检查大纲（国能综安全[2014]45号 

　电力建设工程监理规范（DL/T5434-2009）

　

　中国电力优质工程评选办法（2013版）

　第三条 有关术语的解释

　 4

　工程文件：指从工程立项、可行性研究、招投标、勘察设计、施工、监理、生产准备到竣工投产，以及竣工验收全过程形成的文件材料，包括工程前期文件、工程施工文件、工程竣工文件和竣工验收文件。

　工程前期文件：指工程开工以前在立项、谈判、审批、招投标、勘测、设计以及工程准备过程中形成的文件。

　工程竣工文件：指工程竣工时形成的反映工程建设（包括土建、安装及调试、监理等）过程的文件。主要由施工文件、质量监督、监理、监造、设计工代、设备缺陷处理文件以及机炉安全性能检验报告、配套设备技术文件和工程竣工图文件组成。

　工程施工文件：指工程施工过程中形成的反映工程建筑、安装等施工情况的文件。

　工程竣工图：指根据施工结束后工程实际情况所绘制的图纸（简称竣工图）。

　 工程竣工验收文件：指工程竣工后试生产（试运行）中以及竣工验收时形成的文件。

　 竣工验收：指工程竣工、试生产后，由有关主管部门组织的对工程的全面考核、检查。

　 工程技术档案：即建设工程项目档案，是由工程文件经鉴定、整理、归档后形成的，即基本建设项目档案，是从项目决策到建成投产的全过程形成的、具有保存价值，并且按照一定归档制度，作为真实的历史记录集中保管起来的技术文件材料，是项目建设各单位技术管理中的一个重要组成部分，包含与工程有关的函件、文件、合同、会议纪要、工程设计图纸、

　 5

　说明书、计算书、施工组织设计、施工方案、施工调试记录、声像材料、图表、竣工图，以及工程总结竣工验收等全部资料。

　 设备资料：指设备说明书、图纸、合格证、出厂检验报告、装箱单。进口设备还包括原产地证明、出厂证明、商检证明。

　 创优资料：指创优策划及其相应的实施细则、创优实施管理及创优成果文件。

　 档案移交：一方面指工程设计、施工、调试、监理等单位在工程完成时间向工程建设单位（以下简称建设单位）移交的经系统整理过的全部文件；另一方面是指建设单位内部各部门将工程各阶段形成的文件经系统整理定期或者按阶段向档案室移交的文件。

　 原件：所有手写和激光打印的表式、文字、数据资料，经签字、加盖单位图章后，称为“原件”

　 正本：所有手写和打印的表式、文字、数据资料，经签字后的复印件，再加盖单位图章后，称为“正本”。

　 副本：指所有正本的复印件。

　第四条 本细则适用于某工程项目档案全部竣工文件的编制、整理及竣工验收、移交工作，各参建单位均按照本细则执行。

　第二章

　管理机构、组织机构及 职责

　第五条

　工程建设项目文件管理工作应纳入公司工程建设扩建工作程序；纳入工程建设工作计划；纳入工程建设有关部门和有关人员的职责范围。

　第六条

　建立由公司总经理挂帅，扩建处各部门负责人、各参建单位负

　 6

　责人及技术专工、技术员、档案员组成的扩建工程项目档案管理网络。

　第七条

　按照统一领导、统一管理的原则，由扩建处综合部全面负责协调各参建单位项目文件的收集、整理、审查、验收、归档等工作。

　 第八条

　 建设单位各部门及各参建单位工作职责

　（一）综合部档案室职责 1．认真贯彻执行国家和上级主管部门有关档案工作的方针、政策、法规，制定本项目的档案规章制度，明确各部门及相关单位收集、积累项目文件归档的范围、时间、注意事项和要求。

　2．扩建处综合部档案室是扩建项目档案唯一归口管理部门。档案管理人员的配备满足工作需要，应由具备档案专业知识或工程技术专业知识、有一定工作经验的专业人员担任。

　3．定期对各参建单位进行档案有效的监督、检查、指导，督促检查责任部门的档案管理工作，有权对不符合档案管理要求的部门及单位提出整改、考核意见。

　4．负责组织监理单位对各参建单位提出的设计更改执行情况进行审核，并提交设计单位编制竣工图。

　5 5 ．负责收集、整理本单位各部门在项目建设活动中形成的文件，负责对监理、设计、施工、调试等参建单位移交的竣工档案汇总整理、系统编目、编制检索工具。

　6 6 ．负责组织项目档案的移交审查、申报及档案专项验收工作，应对归档的项目档案的完整、准确、系统、有效利用与安全保管负责。

　7 7 ．参与合同条款的审查，在合同中明确各参建单位竣工档案的编制

　 7

　质量、移交时间、套数、归档及违约责任。同时实行工程结算档案验收支付制度。

　8 8 ．参与设备开箱、扩建项目竣工验收等，并做好相关文件的收集工作。

　9 9 ．负责工程项目施工图、设备开箱资料发放给监理、调试单位及公司相关部门。

　 10 ．协助本部门施工文件资料、设计变更、工程联系单等的登记、传递、复制、整理、移交工作。

　（二）工程管理部职责 1．负责向设计院催付施工图。

　2．负责对各参建单位提交的工程竣工资料采用技术标准的确认，对各专业竣工资料及竣工图的完整性、准确性、有效性以及单位工程工期、工程量变化、未完工记录及关闭记录等进行审核，并签署审查意见。

　3．负责对各专业设备开箱资料进行确认，如发现不全则应根据技术协议负责追要,以确保设备资料齐全、完整、准确。

　4．负责工程达标投产、创优、质量监督过程中文件的收集、整理，并及时移交归档。

　5．负责收集安全管理范围内产生的并且办理完毕的具有保存价值的、符合档案管理要求的文件材料，及时移交公司档案室。

　（三）技经物资部职责 1．负责工程管理性文件、征地文件、各类合同、协议、 招投标文件、工程概预算和决算等收集整理归档。

　 8

　2．设备开箱资料、进口设备报关文件、物资管理台帐的收集、整理和归档。

　（四）财务资产部职责 1．负责工程总决算、审计报告和批复等文件材料的整理和归档。

　2．负责审核合同付款、结算，若竣工文件或设备文件未移交，应不予支付工程款及设备款。

　 （五）生产准备职责 1. 负责收集、整理生产准备文件，包括（但不仅限于）：企业技术标准（含规程）、系统图、操作票、工作票、值长日志、运行记录（含考核期）等运行台帐、培训教材、考核期的生产记录。

　2. 负责提供整套启动及试生产期的文件资料；提供设备命名、主系统启动及倒送厂用电等方案、继电保护整定单。

　3. 负责提供机组生产准备、试生产及建设管理总结等。

　（六）政治工作部职责 1. 负责工程项目照片、录像资料的收集、归档，并及时移交档案室。

　第九条 扩建处各部门均为项目文件归档的责任部门，各部门设兼职档案员，负责本部门的文件形成、收集、整理等工作，部门负责人是本部门归档文件的审核人，应对项目文件的完整和质量负责；其它工程文件，各部门均有责任负责组织协调、收集、整理、移交。

　第十条 施工单位职责 （一）

　施工单位应指定一名项目负责人，负责本单位的项目文件管理工作，并设立与工程任务相适应的档案室并配备专职档案人员。

　 9

　（二）

　应按照合同约定收集、整理各自承建范围内形成的施工文件，经监理审核后在规定时间内向建设单位移交。

　（三）

　凡有工程分包时，应对分包单位过程形成的文件质量审核确认，履行签章手续，并对移交的项目文件质量负责。

　（四）

　施工文件应以单位工程为单元，对过程形成的文件实施质量管理。检查其内容是否齐全、完整及符合档案保管要求，并按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《火电建设项目文件收集及档案整理规范》、等要求进行整理，归档。

　（五）

　负责收集、整理施工过程中已实施的设计更改及闭环文件和质量验收不符合项及整改闭环文件，经监理单位审查后，移交建设单位。

　（六）

　负责补充、完善达标投产、创优各阶段考核发现的竣工文件包的缺陷的整改，保证竣工档案的完整性、准确性。

　（七）

　负责施工过程中施工文件资料、设计变更、工程联系单等的登记、传递、复制、整理、归档工作并做好技术、设备资料、施工图纸的发放工作。

　（八）

　负责承建标段的声像、照片、电子文件的收集、整理、移交。

　第十一条

　设计单位 （一）

　明确项目负责人负责本单位档案管理工作，并指定专职人员负责项目文件的收集、积累、整理、移交工作。

　（二）

　负责收集、整理下列文件：项目前期勘测活动中形成的工程地质、地形测量、水文、气象等设计基础文件；项目可行性研究阶段、项目初步设计阶段形成的文件；设计交底及图纸审查、设计优化形成的文件；

　 10

　施工图、设计更改文件、竣工图等。

　（三）

　按照《电力工程竣工图文件编制规定》(DL/T5229-2005)的要求，负责编制设计范围内与建设项目实际情况相符的竣工图，并在规定时间内移交建设单位。

　（四）

　工程竣工验收后按创优工程评审要求，出具工程质量检查报告并移交建设单位归档。

　（五）

　负责电子文件的收集、整理、移交。

　第十二条

　 调试单位

　（一）

　负责提交所承担项目的调试方案、措施及调试报告等。

　（二）

　负责提交调试过程中设备缺陷处理记录。

　（三）

　负责提交调试质量验评表。

　（四）

　负责提交调试过程中变更设计资料及调试工作总结。

　（五）

　负责调试文件的整理、组卷、归档。

　第十三条

　监理、监造单位 （一）

　明确负责人负责本单位档案管理工作，并指定专职人员负责项目文件的收集、积累、整理、移交工作。

　（二）

　编制针对本项目工程的归档制度，明确本单位监理文件的归档范围，编制监理文件归档计划。

　（三）

　负责收集、整理监理工作过程中形成的文件材料，在规定的归档时间内按文种组卷及移交。

　（四）

　应按 DL/T 5434 规定，将设计、施工、调试单位形成文件质量和案卷质量纳入工程质量监控范围，对参建单位整理和移交的竣工资料及

　 11

　竣工图质量情况负责审查，并签署审查意见，以确保竣工资料与竣工图完整、准确、系统。协助建设单位做好竣工文件的验收及移交工作。

　（五）

　负责本单位声像、照片、电子文件的收集、整理、移交。

　（六）

　设备监造负责收集、整理在设备监造活动中形成的文件，在设备投运后，向建设单位移交。

　（七）

　施工监理负责施工文件表式的规范管理，负责向各施工单位分发设计、设备、安装图纸。

　第十四条

　总承包单位档案管理职责 （一）

　明确总承包范围，依据国家、行业有关档案管理规定对项目档案实施管理并对档案质量负责。

　（二）

　设立针对本工程项目档案管理机构和管理网络；负责制定管理制度，对各分承包单位的档案管理实行监管、检查与指导。

　 （三）

　负责收集、整理本单位在工程建设活动中形成的档案，经监理单位审查后向建设单位移交。

　（四）

　负责对各分承包单位移交的竣工档案进行审核、验收，以确保档案管理与工程建设同步以及项目档案的齐全、完整、准确、系统负责。

　（五）

　应配合建设单位完成项目档案专项验收、达标投产及创优工作。

　第三章

　项目文件归档范围及要求

　第十五条 归档范围：凡直接记述和反映项目建设中形成的所有文字、图表以及音像等各种载体形式的文件，均应列入归档范围。各参建单位主要项目文件归档范围及归档 第十六条

　 归档与移交时间：

　 12

　（一）项目文件应与项目建设同步收集。

　1．前期阶段、施工准备阶段、竣工验收阶段、生产准备阶段等项目管理性文件，在文件办理完毕或阶段性工作完成后及时收集。

　2．设备厂家提供的设备文件，应首先由档案室或接受委托的计划物资部开箱登记后及时收集、登记、归档。

　3．施工、调试单位形成的各专业项目文件，应在单位工程完工后及时收集。

　4．监理（监造）、设计等单位形成的项目文件，应在工作完成后及时收集。

　（二）竣工资料的验收与移交：

　1．施工、监理、调试各单位应在实体竣工后三个月内将整理完毕的项目档案移交建设单位，尾工形成的档案应在尾工完工后及时移交。

　2．每台机组投产前，施工、调试等单位应及时整理设计变更通知单与工作联系单及回执等，准确地填写《设计更改执行情况登记表》（附件 2），在投产后十个工作日内提交《设计更改执行情况登记表》给监理审核，审核后在五个工作日内移交建设单位，交予设计院做竣工图。

　3．为确保竣工资料按时移交，每个单位工程实体完成后施工单位应按照要求整理竣工资料，自检合格后提交监理单位检查后交扩建处工程管理部相关专业审核，再经扩建处档案室复核后录入飞扬档案软件系统后装订、扫描；监理及建设单位审核时间各为 5 天，施工单位、监理单位、建设单位各方审查人员应在竣工资料审核表上签字确认。（附件 3）

　4．施工单位应在机组投产 15 天至 20 天内向扩建处档案室提交竣工

　 13

　资料总清单，作为扩建处档案室给施工单位提供档案号的依据。

　5．施工、监理等单位照片、声像文件应在实体竣工后三个月内整理移交归档（含归档文件审查、档案部门验收时间）。

　6．参建单位的项目档案应经过施工、调试单位自检，监理单位审查，建设单位核查验收确认并签署意见后，办理移交手续。项目档案交接双方应填写《火电建设项目档案交接签证表》（附件 4）及编制《案卷移交目录》（附件 5）。

　6.1 《火电建设项目档案交接签证表》，应有交接双方责任人签字盖章，才能生效。《火电建设项目档案交接签证表》应一式三份，交接各方各留存一份归档。

　6.2 总承包、工程管理单位以及有分包的施工单位应将分包单位移交的竣工档案与本单位形成的档案汇总整理，在编制档案归档说明和案卷移交目录后向公司移交，并办理交接签证手续。

　6.3 各参建单位应在合同标段工程施工结束后，编制，。。。。。。。。。。总结》。内容包括：项目文件工作情况；竣工图编制情况；问题及建议等。《。。。。。。。。。。。。。。。总结》须经各参建单位项目文件工作负责人、技术负责人审核签字后，方可移交。

　第 十七条 归档份数：

　（一）

　除施工、监理、调试外的项目文件应一式二份归档（特殊情况除外）。

　（二）

　总承包单位须负责移交两份总承包范围内的工程管理性文件原件（含设计、合同、招投标文件、设备购置、调试等），负责移交总承包

　 14

　协议约定的资料。

　（三）

　施工、监理单位形成的项目施工文件、监理文件应移交两份：（其中一份原件，一份复印件），电子版移交叁套；纸质照片应移交两套、光盘叁套；录音、录像材料应移交叁套归档。

　（四）

　调试文件及设备监造文件的归档数量按合同约定数量归档，归档文件中须保证一份是装订成册的正本（原件）。

　（五）

　设计单位应向建设单位每台机组提供肆套项目竣工图、同时移交叁套施工图及竣工图电子版。

　（六）

　施工单位应移交叁份《设计更改执行情况登记表》（两份原件、一份复印件），其中一份交设计单位做竣工图用，其他两份做竣工资料放在设计变更首页。

　第十八条

　归档文件质量要求：

　（一）

　项目文件应齐全、完整、准确、系统，签章手续完备；其内容真实、可靠，必须与所记载和反映的项目对象或项目过程一致；同一项目的不同介质相互间在内容上必须协调一致。

　（二）

　项目文件应为原件、正本归档，因故无原件归档的合法性、依据性、凭证性等永久保存的文件，提供单位应在复印件上加盖公章。项目文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，其载体、书写及制成材料应符合 GB/T1182《科学技术档案案卷构成的一般要求》。签字栏须有符合规定的亲笔签名，所有人员签名必须使用碳素墨水笔手签；不得代签或打印；单位盖章栏目必须加盖单位公章，副本或复印件不得归档；热敏纸传真件不得作为原件归档，应由接收单位复印后签字并加盖单位公章。

　 15

　1．所有文件材料、图、表等，一律使用铅印或电脑激光打印，不得使用喷墨（或彩色喷墨）和针式打印机打印，杜绝复印件，需永久、长期保存的文件不得使用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制。

　2．归档项目文件不得任意涂改和涂抹。

　3．归档的文件材料应统一使用 70～80 克、A4 版面的优质纸张，特殊情况大于 A4 版面的必须折叠成 A4 版面，小于 A4 版面的必须裱糊到 A4 纸上（如：原材料出厂证件）。装订的案卷需裱糊时，原件的底边、右边应与衬纸对齐。

　（三）由分包单位形成的文件，发包单位应负责审核并签字。

　（四）用于记录的专业施工与验收表格式文件，应符合现行电力行业标准的格式。

　（五）使用无酸牛皮纸封面及档案盒（由建设单位档案室统一发放），案卷装具应根据案卷的厚度选择。

　 第四章

　项目文件的编制要求

　第十九条

　项目文件的编制要求

　（一）各参建单位应按 DA/T 28《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》及《火电建设项目文件收集及档案整理规范》DL/241-2012规定编制竣工文件，监理单位负责审查。

　（二）竣工资料原则上按单位工程组卷，记录表格应采用电脑激光打印机打印，竣工资料的编制要求：

　1．需整改闭环或回复的项目文件（如设计更改的执行、工程质量监督

　 16

　不符合项的整改、设备缺陷的消缺等），执行单位应在完工后按质量管理要求编制相对应的闭环文件。

　2．非纸质载体文件归档时，应由整理单位编制文字说明与载体一起移交，并应在备考表填写互见号。

　3．质量验评和施工技术记录表式应符合《电力建设施工质量验收及评价规程》最新版要求使用统一表式，不足部分应由监理单位提出用表式样，经建设单位审批后使用。

　4．质量验评记录表的填写不得以“O”或“√”代替“不合格”或“合格”或“优良”；应填数字处必须如实填写，不得以“符合标准”、“符合设计规范”等字样替代，还应充分表达质量的实际情况，有数据的项目要量化，凡是检查出厂合格证或试验报告的项目，均应填写其编号。

　5．未填满内容处填写时应注意：

　5.1 局部表格有未填满处在表格内划对角斜线标识空白，可在微机中处理，格式如下：

　5.2 大面积表格空白栏，须加盖红色印油“以下空白”章，位置于第一行左边顶格，盖章不能重叠，格式如下（由建设单位统一提供）：

　5.3 各级验收的签名处不能盖“此栏空白”章。

　以 下 空 白

　 25 10

　 17

　5.4 质量评定表上的复（核）查意见、核定等级及签名必须亲笔签全名并带日期，签名不能用盖章或打印代替，日期按 8 位数字填写，如 2016年 11 月 01 日。

　6．图纸会检、施工交底等会议纪要原件必须要与会者双方（或多方）主要人员的亲笔签名，且签字页必须与正文在同一页（如与会人员太多，可另附名单），重要文件的每一页需与会各方代表小签。

　第二十条 项目文件组卷方法 （一）项目建设单位形成的项目前期文件、项目管理性文件、竣工验收文件、生产准备阶段文件应按阶段、问题、来源进行整理、组卷。

　（二）设计文件应分阶段、专业按卷册号组卷，设计更改文件应按专业、时间组卷。

　（三）施工单位形成的施工文件应按标段、单位工程（按单位工程划分表编号的先后顺序排列）进行整理组卷。

　（四）调试单位形成的调试文件应按系统、阶段、专业整理组卷。

　（五）质量监督中心站形成的文件，应按阶段、专业整理组卷；现场质量监督站形成的文件，应按专业组卷。

　（六）监理文件，应按文种、专业、时间等特征组卷。

　（七）原材料质量证明文件，应分专业按材料种类、型号组卷。

　（八）设备文件，应按设备成套性特点，分专业、系统按台件组卷。

　第二十一条

　项目文件的排列、内容 （一）建设单位立卷文件

　项目档案案卷应按分类表类目顺序依次排列。卷内文件应按文件的形

　 18

　成规律、问题、时间（阶段）或重要程度排列。

　1．项目前期、项目管理、项目竣工阶段形成的文件，卷内文件应批复在前，请示在后；译文在前，原文在后；正文在前，附件在后；审批文件在前，报审文件在后；文字在前，图纸在后排列。

　2．施工图、竣工图，应分专业按卷册号顺序排列；卷内文件按图号顺序排列。

　3．招投标、合同文件。

　4．设备文件，应分专业、系统、台件按质量证明文件、开箱验收、设备技术文件及随机图纸、安装调试（测试）和运行记录顺序排列。卷内文件应遵循文字在前，图纸在后的规律排列。

　（二）施工单位立卷文件 1．专业技术和管理文件独立组卷。（附件 1）

　2．设计更改及工程联系单文件，应分专业按流水编号顺序排列。卷内文件按设计更改执行情况登记表、设计更改通知单、设计更改通知单回执、设计更改通知单执行情况反馈单（附件 6）。

　3．原材料质量证明文件，应分专业按材料种类组卷、排列。卷内文件按原材料跟踪台帐、原材料进场报审表、出厂质量证明文件、复试委托单及复试报告顺序排列。（如原材料出厂证明文件为复印件，应有供应商（代理商）盖章确认，同时加盖物资部门入库检验章，并应与物资台帐相对应。原材料复试检测报告应盖有具备检测资质的单位专用章和 CMA 计量认证两个章。（附件 7）

　4．土建、桩基单位工程竣工资料（附件 8）

　 19

　4.1 单位工程综合管理文件 4.2 施工记录及相关试验报告 4.3 质量验收文件。

　5.安装专业单位工程竣工资料（附件 9）

　5.1 单位工程综合管理文件 5.2 施工记录及相关试验报告 5.3 质量验收文件。

　 （三）机组调试文件，应分专业按管理文件、调试记录（报告）、调试质量验收文件排列 1．调试大纲、调试阶段的所有调试措施和调试报告 2．调试质量验评表及验收签证单 3．调试单位签发的及其有相关单位反馈意见的工程联系单 4．调试单位主持的调试协调会的会议纪要 5．调试过程中变更设计资料及调试工作总结 （四）

　监理竣工资料组卷内容按文种组卷，卷内文件按问题、时间排列。

　1．监理大纲、监理规划、监理实施细则、监理机构任命名单、批准文件； 2．监理月报、月工程概况、进度、质量、工程月付款审批； 3．监理会议纪要（含设计交底、图纸会检纪要）、来往函件； 4．监理工程师通知单及回复单、不合格项通知单、监理工作联系单、质量事故报告及处理意见、开（停、复、返）工令；

　 20

　5．监理日志、监理旁站记录（见证记录、平行检验记录）

　6．施工、设备及材料供应单位的资质审核、设备、材料报审； 7．监理签审：施工组织设计、施工方案及计划、技术措施审核、进度、延长工期、索赔及付款 8．计量器具、施工机械报审、特殊工种报审； 9．工程安全、质量控制文件、监督报告、安全教育、文明施工措施、通知、指令； 10．工程评价意见报告（分阶段、专题、标段）

　11．备忘录、监理工作总结；

　第二十二条

　竣工图编制要求

　（一）竣工图应齐全、完整，修改到位，签章手续完备，应与项目竣工验收时实际情况相符。

　（二）设计单位应按 DL/T 5229 规定编制竣工图，对竣工图编制深度应等同施工图深度。竣工图必须使用经审查签字的全新施工蓝图编制，不得使用未经审查签字、褪色、有污点的施工图编制。

　 （三）竣工图应加盖竣工图章。竣工图章应按 DL/T 5229 《电力工程竣工图文件编制规定》执行。

　（四）监理单位应对设计单位编制的竣工图进行审查，并在竣工图卷册目录上加盖竣工图审查章。竣工图审查章见如下：

　 21

　单位为毫米，比例 1:1

　（五）竣工图应按 GB/T 10609.3 《技术制图复制图的折叠方法》规定折叠，图纸折叠图幅向里，图标栏应外露。

　（六）凡有一般性图纸变更，可在原图（新图）上进行修改，文字、数字更改一般是杠改；线条更改一般是划改；局部图形更改可以圈出更改部位，在原图空白处重新绘制。无法在图纸上表达清楚的，应在标题栏上方或左边用文字说明并标注“修改依据”（格式如下）章，加盖“竣工图”章。（尺寸：60mm×8mm）

　修改章：

　 （七）竣工图的修改部分须用碳素墨水更改，改图工整、清晰。若修改部位狭小，可引至空白处绘制，在修改部位旁加盖“修改依据”章，标出“变更单”编号；凡结构形式、工艺、平面布置等重大改变及图面变更面积超过 35%的，应重新绘制竣工图，重绘图按原图编号，末尾加注“竣”字，或在新图图标内注明“竣工阶段”。

　（八）有变更修改内容，且重新绘制出图的竣工图是采用竣工图图标，由责任人在图上签署，图号由设计代号“S”改为“Z”。没有变更内容的施工图，竣工图编制单位必须逐张审核，确认与现场相符后方可在原图标题栏正上方空白处或其它空白处加盖、签署“竣工图”章，盖印材料应用红见变更依据

　 22

　色印泥。

　 （九）设计单位编制竣工图时，应编制“竣工图编制总说明”（叙述竣工图编制原则并包括各专业的竣工卷册目录）。对每册修改图纸，应编制分册说明（包括修改内容、修改原因、修改依据文件等）。凡四级图有修改的，又需要修改五级图或清册的，设计单位应修改并编制相应的竣工图。

　第二十三条 项目文件的分类按《火电建设项目文件收集及档案整理规范》规定进行分类。为确保竣工资料的规范、准确、系统和安全，统一规范了本工程和命名及编号的确定。

　第二十四条

　项目文件组卷

　（一）

　项目文件应本着谁形成谁整理的原则，由文件形成单位整理组卷。项目建设单位形成的项目前期文件、竣工阶段文件、生产准备阶段文件应按问题进行整理、组卷；施工单位形成的施工文件应按标段、单位工程进行整理组卷，监理单位文件应按专业或时间、文种整理组卷；调试单位形成的调试文件应按系统、阶段、专业整理组卷；质量监督文件应按阶段、专业整理组卷，设备文件应按专业、系统、台件整理组卷。

　（二）项目文件保管期限：

　1．项目文件整理，应根据档案对文件形成单位的查考与凭证价值确定保管期限。保管期限分为永久与定期两种。

　2．永久保存文件。凡是证明项目建设合法性、反映工程质量和竣工验收的依据性文件以及对文件保管单位今后工作有长远利用价值的文件，应列为永久保管。

　3．凡是反映项目建设活动且在一定时期内对文件保管单位有参考利用

　 23

　15 35 价值的项目文件，应列为定期保管。定期保管档案的年限可根据其参考利用价值分为 30 年和 10 年两档。

　（三）项目文件整理，卷内文件不得有重复，附件共用时应在备考表中加以说明。

　 第二十五条 项目施工文件、监理文件以“卷”为整理单位，采用装订的项目文件应尽量一卷一盒。项目前期文件、设计基础文件、设计文件、工程管理性文件、调试文件、竣工图、竣工验收文件以及设备类项目文件均以“件”为整理单位。以“件”为单位装订的应在每份文件首页空白处，加盖红色档号章。档案章内容有档号、序号（格式如下）。

　 档

　号 序号

　比例 1:1

　单位：毫米

　第二十六条

　项目文件的编制方法及装订：

　 （一）封面的编制（档案系统录入后自动生成）：

　1．案卷题名：简明、准确揭示卷内文件材料的内容，书写时不空格，严禁采用“……上（下）”或“……（一）（二）”表示。主要包括项目名称及机组代号、名称等；项目名称应：某工程”。

　1.1 按单位工程组卷的，题名应由：“项目名称（机组）+单位工程名称+卷内主要文件内容+文种”组成。

　1.2 单位工程分包给两个或两个以上单位施工的，应按承包标段组卷，10 10

　 24

　题名则应由“项目名称（机组）+单位工程名称+承包标段项目名称+卷内文件主要内容+文种”组成。

　2．立卷单位：填写案卷整理单位的全称。

　3．起止日期：应填写卷内最早形成文件的日期与最终形成文件的日期。

　4．保管期限：填写组卷时依照有关规定的保管期限。

　5．档号：按《火电建设项目文件收集及档案整理规范》DL/T241-2012规定进行填写。

　（二）

　卷内目录的编制：卷内目录应排在案卷的首页，不编写页号，各参建单位统一在公司飞扬档案管理系统录入；卷内目录及备考表由系统自动生成。

　1．序号：用阿拉伯数字表示，应依次标注文件在卷内排列的顺序，各案卷之间序号不连续。

　2．文件编号：填写文件的文号或图样的图号。

　3．责任者：填写文件形成单位的全称，合同文件应填写主要责任方；报验文件宜填写报验责任单位。

　4．文件题名：应填写文件标题的全称。对按单位工程整理的，每份文件题名前应填写单位工程名称；对文件标题不明确、不准确、不完整的，应由立卷人根据文件内容重新拟写或补充。

　5．日

　期：应填写文件流转结束最终责任人（单位）签署盖章的日期，以 8 位阿拉伯数字标注年月日。

　6．页数（号）：应按装订形式分别编写。装订成卷的，应填写每份文

　 25

　件起始页号，最后一个文件填写起止页号；按件装订的，应按件填写每份文件的页数。

　 6.1 案卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号，每卷单独编号，页号从“1”开始，用铅笔在右下角编页号，双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角。

　 6.2 页面编号：案卷封面、签字审查页、卷内目录、卷内备考表不编写页号。文字资料以一册为单位正文起用阿拉伯数字 1 开始（用铅笔编写）。

　 6.3 成套图纸或印刷成册文件，不必重新编写页号。

　7. 备注，应根据实际情况填写与本条目文件有关需要说明的信息。

　（三）

　备考表的编制：备考表应填写案卷内文件的总件数和总页数以及在组卷和案卷提供利用中需要说明的问题。备考表排列在卷内文件之后，不编写页号。备考表由飞扬档案管理系统自动生成。

　1．立卷人及日期，应由案卷整理责任人签名，并填写完成立卷的日期。

　2．检查人及日期，应由案卷质量检查人签名，并填写日期。

　3．互见号，应填写反映同一内容而载体不同且另行保管的档案档号，同时应注明其载体形式。

　（四）

　竣工资料的装订：

　1．竣工资料书写时左边留 25mm 装订线位置，上下空 20mm，右边空15mm。装订厚度按实际情况而定。

　2．竣工资料装订时去除金属物，裁切整齐，采用三孔一线装订。

　第五章

　 项目电子文件的归档与整理

　 26

　 第二十七条

　 电子文件归档：

　 （一）扩建处各部门形成文件应按归档范围把符合归档要求的电子文件，按档案管理归档格式将电子文件存储到符合保管要求的脱机载体（光盘）上，定期向综合部档案室移交。

　 （二）各参建单位应把符合归档要求的电子文件，按档案管理规定格式将电子文件存储到符合保管要求的脱机载体（光盘）上，在工程竣工后与纸质档案一并移交扩建处档案室归档。

　 （三）电子文件归档，应提供电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等相关信息。

　 （四）电子文件归档，应将电子文件脱机存储（拷贝）至耐久性好的载体（光盘）上。应一式三套，一套封存、一套异地保管，一套提供利用。竣工资料、声音、声像、照片资料分别刻录光盘移交。

　 （五）电子文件存储载体，应采用只读光盘，一次性写入光盘，不得用可改写的载体作为归档电子文件长期存储的载体保存。

　 第二十八条 电子文件整理

　 （一）电子文件应按 GB/T 18894 规定整理，按纸质档案分类或电子文件类别代码集中组织存储载体。

　 （二）

　电子文件存储载体（光盘）宜按年度——载体种类编号，载体种类用“GP”标识。例如：扩建光盘档案—KJGP；照片光盘档案—ZJGP；声像光盘档案—VJGP。

　（三）

　每张电子文件存储载体（光盘）装具应贴标签，标签上应注明载体编号（档案号）、参见号、题名、类别代码（文件类别）、责任者、保

　 27

　管期限、日期等信息。

　 档案号：

　2015- - KJGP- - 001 、 2015- - ZJGP- - 001 、 2015- - VJGP- - 001

　 参见号：应填写与光盘有对应联系的纸质档案的档号  类别代码：T—文本文件；I—图像文件；G—图形文件；A—声音文件；O—超媒体链接文件；P—程序文件；D—数据文件  日期：是指形成的具体时间，应用 8 位阿拉伯数字表示。

　（四）纸质文件不能整卷扫描成一个电子文件，应按卷内目录显示的件数一一对应扫描。按文件级组成若干个电子文件，命名以档号命名；电子文件统一扫描成 pdf 格式，黑白，300dpi；有红头、红色印章的文件页必须扫描成彩色的；图像不能有大的黑边、黑点。图像倾斜度不能超过 10度。

　第二十九条 电子文件登记：

　（一）归档电子文件应逐张填写《电子文件登记表》（附件 10）。以盘为单位填写《电子文件登记表》首页，以件为单位填写续页。归档时，应将相应的电子文件机读目录、相关软件、其它说明等一同归档，并附《电子文件登记表》后面与存储载体（光盘）一同保存。

　1．《电子文件登记表》首页，内容应包括文件特征、设备环境特征、文件记录特征、制表审核。

　2．《电子文件登记表》续页，内容应包括电子文件编号、题名、形成时间、文件稿本代码、文件类别代码、载体编号、保管期限、备注。

　第三十条 电子文件交接

　（一）电子文件移交前，移交单位与接收单位应对归档载体（光盘）及

　 28

　其技术环境，电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》，合格后方可交接。《归档电子文件移交、接收检验登记表》（附件 11）。

　（二）电子文件交接应填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》，其内容应包括载体外观检验，病毒检验，真实性、完整性、有效性检验，技术方法与相关软件说明、登记表等检验。

　（三）交接双方应按规定，填写《电子文件登记表》和《归档电子文件移交、接收检验登记表》，一式二份，双方档案部门各存一份。

　第六章

　 照片档案的收集与整理

　第三十一条

　照片档案收集

　（一）照片收集应选择主题鲜明、影像清晰、画面完整、保持原貌、未加修饰剪裁的照片收集归档。

　（二）建设单位应将项目建设原始地形地貌、重大事件及活动拍摄的照片列入收集范围，定期收集归档。

　（三）参建单位应将项目建设过程中拍摄的工程照片（隐蔽工程、关键节点、重要工序、施工质量、设备缺陷等）及时收集，每个单位工程（隐蔽工程 ）至少形成 4-6 张（不小于 6 吋并标注单位工程名称。较大的单位工程项目照片数量较多的应单独移交一套照片（不少于 10 张）。在工程竣工后与纸质档案一并移交建设单位归档。

　（四）数码相机拍摄的照片，数码照片文件格式采用彩色 JPEG 格式，数码照片分辩率要求 800 万像素以上。数码照片归档时，应复制在符合保管要求的光盘上与纸质照片一起归档。具有特殊意义且有永久保存价值的

　 29

　照片（国家领导人视察、重大事件、活动等），宜翻拍成照片，将制作底片与数码照片一同收集归档。

　第三十二条

　照片档案整理

　（一）照片整理，应保持照片之间的有机联系，区分不同的价值，有利于保管和利用。

　（二）照片应按张整理，并逐张按 GB/T-11821 的规定编写全面反映照片画面内容和人物等基本信息的文字说明。

　（三）照片应按分类、照片号装册。册内应按照片号顺序排列，册与册之间连号。

　（四）建设单位形成的照片档案宜按问题、专题排列装册。

　（五）施工单位形成的照片档案应分专业按单位工程排列装册。

　（六）监理单位形成的照片档案应分专业按专题排列装册。

　（七）照片档案宜参照文字材料分专业按问题分类。

　第三十三条

　照片档案编目

　（一）

　照片档案应按张编目，填写题名、照片号、光盘号（底片号）、参见号、时间、摄影者、文字说明。

　 题名：应填写照片的主题内容。同一组照片的题名，应反映同一事件（活动）或工程进度、质量的主题内容。

　 照片号：应是固定反映每张照片的分类和排列顺序的数字代码。（照片档案号：Z+纸质案卷目录+流水号）

　 光盘号：应填写数码照片刻成光盘的编号  参见号：应填写与照片有对应联系的纸质档案的档号。

　 30

　 时间：是指拍摄的具体时间，应用 8 位阿拉伯数字表示。

　 摄影者：应填写拍摄人的姓名。

　 文字说明：应准确、简明揭示照片画面的内容，包括人物（重要人物的位置标识清楚）、时间、地点、事由等因素。

　（二）卷内目录 （注：飞扬软件系统录入后自动形成）

　（三）

　每册照片档案应编制册内目录和册内备考表（飞扬系统录入后生成）

　第七章

　实物档案的收集与整理

　第三十四条

　实物档案编目、整理、收集

　 （一）建设单位应将与工程质量相关的地质矿样、金属探伤底片、高温高压监察段管道、吹管靶板等能够反映工程建设质量的特定有型物品列入实物收集范围。

　（二）地质矿样、金属探伤底片、高温高压监察段管道、吹管靶板等实物形式的材料应由施工、勘测等实物形成单位负责收集，在工程竣工后应按相关规定及建设单位要求与纸质档案一并移交建设单位档案部门保存。

　（三）工程质量相关实物的整理与保管期限划分应符合国家、行业有关标准和规范的规定。

　（四）金属探伤底片的整理与保存应符合 DL/T 869-2012 火电发电厂焊接技术工程规定。所有金属探伤底片均应用塑料袋单张套装，再用专用底片袋按系统分装，并按底片袋上要求详细填写完整，编上袋号后方可移交。

　（五）地质矿样、高温高压监察段管道、吹管靶板等实物的整理与保存应符合国家、行业相关标准的规定。

　（六）工程质量相关实物在整理时，应建立与相应施工记录或试验报告的

　 31

　互证关系，填写互见号。

　（七）档案标识：

　实物档案编号格式：XXXX-XXTS-流水号。其中前四位代表机组号，TS 代表探伤底片、GG 代表高温高压监察管段、BB 代表靶板、DK 代表地质矿样，后三位数是流水号。

　第八章

　附

　则

　 第三十五条 本细则按照有关规定进行解释。

　第三十六条 本细则从印发日期起实施。

　 附件 1 1 ：

　某公司 6 6- -9 9 大类档案分类及保管期限划分表

　分类号 类目名称 归档范围及主要文件 文件来源 立卷 单位 保管 期限 备注 6 6

　电力生产 60

　综合 600 企业技术和 管理文件 系统图、企业系统图、企业标准（运行、检修规程，技术标准、规则、导则、条例等）、规程、规范等 生产单位 生产单位 10 年

　601 生产许可 电力业务许可证（电力生产）

　电监会 生产单位 永久

　602 生产准备 1.生产准备机构成立文件 2.生产准备大纲、计划及报批文件 生产单位 生产单位 30 年

　生产人员培训计划、教材 生产单位 生产单位 10 年

　 32

　603 观测、监测 全厂沉降观测、水文、气象观测（监测）记录与报告等 相关单位 生产单位 永久

　609 其他

　61

　生产运行 610 综合

　生产单位 生产单位

　 611 运行记录 运行记录、工作票、操作票等（含 168试运行和生产考核期）

　生产单位 生产单位 10 年

　612 值长日志 值长运行调度记录等（含 168h 试运行和生产考核期）

　生产单位 生产单位 10 年

　613 调度记录

　生产单位 生产单位 10 年

　614 运行技术文件 方案、措施、专题总结 生产单位 生产单位 30 年

　 615 设备缺陷管理 设备缺陷记录及处理（含 168h 试运行和生产考核期）

　生产单位 生产单位 30 年

　设备台帐及事故分析处理（含 168 试运行和生产考核期）

　生产单位 生产单位 30 年

　619 其他

　 62

　生产技术

　620 综合

　 621 运行指标 运行技术经济指标统计（日报表）与指标分析（含 168 试运行和生产考核期）

　生产单位 生产单位 10 年

　622 全厂性试验 发电煤耗测试、关口电能表试验等 生产、 检测单位 生产 单位 10 年

　 623 环保监测 废水、废气、噪声、空气质量、其他等检测报告（含 168h 试运行和生产考核期）

　生产、 检测单位 生产 单位 10 年

　 624 技术监督 监督文件（绝缘监督，金属监督，化学监督，热工仪表、电气仪表监督，电能质量监督，继电保护监督，节能监督，环保监督、其他技术监督等）

　生产单位、 电科院 生产单位 10 年

　 625 可靠性管理 可靠性基础数据报告、指标等 生产单位 生产单位 10 年

　 626 并网安全评价 机组涉网安全性评价文件（含 168h 试运行和生产考核期）

　电网 生产单位 10 年

　 629 其他

　63

　备品备件管理 630 综合

　631 备品备件采购 设备、物资、备品备件评标、议标、询价文件及采购合同文件 厂家、供应商 生产单位 30 年

　632

　备品备件 管理台帐 物资、备品备件管理台帐 生产物资部门 生产单位 10 年

　633 质量证明文件 物资、备品备件质量证明文件 厂家、供应商 生产单位 10 年

　639 其他

　 64

　技术改造（包括系统改造、小型基建等）

　640 综合

　30 年

　641 重大技改 （修理）

　前期管理文件：可研报告、设计文件，施工组织设计、措施（方案）、项目管理计划、开工报告及报审文件等 生产、 施工单位 生产、 施工单位 30 年

　 实施过程文件：施工记录、试验报告、设备变更文件、分部验收记录、试运组织措施及记录、会议纪要、施工图等 生产、 施工单位 生产、 施工单位 30 年

　 材料质量证明文件：原材料出厂质量证明及检验报告、进场报验及复试报告，设备说明书及图纸、合格证等 生产、 施工单位 厂家 生产、 施工单位 30 年

　 竣工验收文件：竣工验收单、项目移交手续、竣工报告、竣工图等 生产、施工 单位 生产、 施工单位 30 年

　 监理文件：可按本表“86”内容规定归档 监理单位 监理单位 30 年

　 33

　 项目后评价文件：项目后评价报告 评价单位 生产单位 30 年

　642 小型技改 可按本表“631”内容规定归档 生产、 施工单位 生产、 施工单位 30 年

　649 其他

　69

　其他

　7 7

　科学技术研究

　70

　科技创新、技术进步

　700 综合

　701 成果申报及评奖 专利申报文件及批准专利证书 国家专利局 建设单位 永久

　 省部级及以上工法申报文件及工法批准证书 各级评审 单位 施工单位

　省部级及以上 QC 小组申报文件及审批文件 各级评审 单位 建设、 施工单位 10 年

　 查新报告及鉴定文件（新设备、新材料、新技术、新工艺）

　鉴定/评审 单位 建设、 施工单位 10 年

　 环保、新纪录、节能等奖项申报及评审材料 评审单位 建设、 设计单位 10 年

　702 一般科技成果 非立项科技成果报告、鉴定等文件 相关单位/ 鉴定单位 建设、 施工、 科研单位 30 年

　 709 其他

　 71

　科研项目（经国家、省(市)级及集团公司批准立项的科研课题项目）

　 710

　 土建

　立项或 合作单位

　研究准备阶段 项目调研及可研报告、课题方案论证及立顶审批文件 立项或 合作单位 立项 合作单位 永久 合作项目立项单位全归 科研任务书、与合作方往来文件及会议纪要、合同、协议等 立项或 合作单位 立项 合作单位 永久 合作项目立项单位全归 研究阶段 科研大纲、设计方案、试验方案、技术方案等技术文件 立项或 合作单位 立项 合作单位 永久 合作项目立项单位全归 原始记录、试验报告、计算材料及设计文件、图纸等 立项或 合作单位 立项 合作单位 永久 合作项目立项单位全归 重要试验分析报告、工艺文件、技术说明等文...

推荐访问:电厂 档案管理 细则