集团公文处理办法样本

　集团公文处理办法样本

　 第一章

　总

　则

　第一条

　为加强公司的公文管理工作，提高公司内部沟通和外部联系的有效性，确保公文品质和公文处理规范，特制定本办法。

　 第二条

　本办法中的公文，是指公司在经营管理过程中形成的具有管理效力和规范体式的文件。

　第三条

　本办法中的公文处理，是指公文的办理、拟发、管理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

　 第四条

　公文处理应当坚持“实事求是、精简高效”的原则，做到及时、准确、安全。

　 第五条

　公文处理过程中必须注意保密，确保公司利益不受损害。

　 第六条

　行政办公室为公文处理的归口管理部门，公文内容涉及的业务部门为该项公文的主办部门，如涉及其他部门的，该部门为此项公文的会办部门。

　第七条

　本办法适用于集团，其他公司板块可参照执行。

　第二章

　公文种类

　第八条

　公司的公文种类主要有：

　(一)命令(令) 适用于人员任免和嘉奖。

　(二)决议 适用于股东会、董事会、监事会讨论后做出的重要决定事项。

　(三)决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销分、子公司不适当的决定事项。

　 (四)通知

　 适用于批转分、子公司的公文，转发政府机关或行业管理部门的公文，传达要求公司所属部门及分、子公司办理和需要有关单位周知或者执行的事项。

　 (五)通报

　适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者事项。

　 (六)报告

　 适用于向政府机关或行业管理部门汇报工作，反映情况，回复政府机关或行业管理部门的询问，适用于部门和分、子公司向公司报告。

　 (七)请示

　 适用于向政府机关或行业管理部门请求批示、批准；也适用于部门和分、子公司请示公司有关事项。

　(八)批复

　 适用于答复公司所属部门及分、子公司的请示事项。

　 (九)意见

　 适用于对公司所属部门及分、子公司的相关问题提出见解和处理办法。

　 (十)函

　 适用于相互平行的单位或不相隶属的单位之间商洽工作，征询和答复问题，请示批准和答复审批事项。

　 (十一)会议纪要

　 适用于记载、传达会议情况和议定事项。

　 第九条

　公司公文按照行文关系、文件去向划分，可分为上行文、平行文和下行文三种。

　上行文是指向政府部门和行业管理部门的发文；平行文是相互平行的单位或不相隶属的单位之间的发文；下行文是指对公司所属部门及分、子公司的发文。

　第三章

　公文格式

　第十条

　公文一般由眉首、主体、版记构成。

　公文眉首是指首页横线以上部分，包括秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人等内容。眉首部分一般占首页的 1／3 到 2／5。(见附件 1)

　公文主体是横线以下至主题词(不含)之间的各要素的统称，包括标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件。版记是位于主题词以下的各要素的统称，包括主题词、分送栏、印发栏等。

　第十一条

　公文眉首。

　(一)涉密和紧急标识。涉及公司秘密的公文应当在文件首页右上角标明密级和保密期限，“绝密”、“机密”公文在文件左上角标明文件份数。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。如需同时标识秘密等级和紧急程度的，秘密等级标识在右上角第 l 行，紧急程度在右上角第 2 行。

　(二)发文单位标识。发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称，分为二种：一种是由公司全称加“文件”组成，另一种仅为公司全称。联合行文，主办单位排列在前。

　(三)发文字号。发文字号由公司代字、年度、顺序号组成，置于发文单位标识之下，横线中央之上。联合行文，只标明主办单位发文字号。

　 (四)上行文(即向政府机关或行业管理部门呈送的请示、报告)应标注签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。

　第十二条

　公文主体。

　(一)标题。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，其结构包括：发文单位、事由和文种三

　部分。公文标题中除法规、规章名称和转发文件加书名号外，一般不用标点符号。

　公文标题位于横线下方空一行处，排列应遵循美观易懂的原则，字数不多可居中排成一行；如字数较多可排成两行，分行时不要将词组分开。上下排列可采用“两行等长”、“上短下长”、“上长下短”、“正梯形”、“倒梯形”、“上下短中间长”或“上下长中间短”的排列格式，照顾阅读的方便并保持页面的美观。

　(二)主送单位。主送单位指公文的主要受理对象，受理单位应当使用全称或者规范化简称、统称。

　主送单位应在标题下空 1 行处，左侧顶格，主送单位名称后标用全角冒号。

　 (三)正文。公文正文在主送单位名称下 l 行处，每自然段左空 2 字，回行顶格。数字、年份、计量单位不能回行。

　(四)附件说明。公文附件说明应附在正文空 1 行处，左侧需空 2 字标识“附件”，后标全角冒号，注明附件顺序和名称，附件名称后不加标点符号。

　附件应与主件一起装订，并在附件左上角第 1 行顶格标识“附件”，并标识序号。

　(五)成文日期。成文日期应用汉字将年、月、日标全，“零”写成“○”。成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发人的签发日期为准。

　(六)公文应当加盖印章。联合上报的公文，由办文单位加盖印章。联合行文需加盖两个以上印章的，应将各发文单位名称排在发文时间和正文之间，主办单位印章在前，协办单位印章在后，印章之间互不相交或相切。

　(七)文件落款通常应在正文或附件下空 2 行。当文件排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

　(八)公文如有附注(需要说明的其他事项)，应当加括号标注。

　 第十三条

　版记。

　 (一)主题词。公文应当标注主题词，“主题词”标引在文件末页左下端、分送栏之上，居左顶格标识，后标全角冒号；主题词按类别词、类属词、文种的顺序排列，词目之间空 1 字。

　(二)分送栏。分送栏由两条等长的平行细实线构成，设在主题词下 l 行，左空 1 字标识“呈报”或“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送单位对齐；在最后一个抄送单位后标句号。

　抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或规范化简称、统称。（抄送单位的写法：

　抄送给领导单位或领导，可写“呈报”某某；抄送平级单位，可写“抄送”某某；抄送给下属单位，可写“抄发”某某。）

　(三)印发栏。印发栏(拟稿、核稿、打字)应设在文件末页最后一行。

　第十四条

　专题会议纪要用于记录公司各种专题会议召开或评审的内容，发文单位应放在横线之上左侧，成文时间放在横线之上右侧。(见附件 2) 第十五条

　其他会议纪要的发文单位放在横线之上左侧，成文时间放在横线之上右侧。根据会议内容和工作要求发、报有关领导或单位。(见附件 3) 第十六条

　章程等规定性文件，不写收文单位，在颁发时另加一个命令或通知。

　第四章

　排版、印刷格式

　第十七条

　文件用纸。文件用纸一般采用国际标准 A4 型(210ram×297mm)，特殊文种用纸可根据实际需要确定。

　第十八条

　文头与页边。文件的各页在印制时，均应在四边留出空白的余地。一般天头宽 25 毫米，地脚宽 20 毫米，订口宽 28 毫米，翻口宽 20 毫米。

　 第十九条

　字体与字号。文件标题用小二号宋体加黑；发文字号、签发人、抄送单位、主送单位、正文、附件、落款等用四号仿宋体；签发人姓名用四号楷体标识；密级、紧

　急程度用四号黑体；“主题词”三个字用四号黑体，具体标引的主题词用四号宋体。

　如文件内容层次较多，可用分级标题标出。第一层大标题用小三号宋体加黑，第二层用四号黑体，第三层用四号楷体。规范性文件的章节名可用小三号宋体加黑居中，前后各空一行；条名用黑体或四号仿宋加黑标出。

　第二十条

　字数排列与行间距。WORD 字处理系统排列一般为每页 25 行，每行 35 个字符，行距为 1．5 倍。

　第二十一条

　页码。多页文件应逐页编出页码，用阿拉伯数字表示在每页正面的右下角、背面的左下角。

　 第二十二条

　装订。公文用纸一般采用国际标准 A 4 型(210mm×297mm)，左侧装订。

　第五章

　行文规范

　第二十三条

　行文应当确有必要，注重效用。

　 第二十四条

　行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

　 第二十五条

　公司各部门依据部门职权可以向各关联板块或业务部门行文，一般以函的形式商洽工作、询问或答复问题及审批事项。

　 第二十六条

　公司同级各部门可以联合行文。

　第二十七条

　向各关联板块或者公司系统的重要行文，可以同时抄送行业管理部门。

　 第二十八条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送分、子公司。“报告”不得夹带请示事项。

　 第二十九条

　受双重领导的公司向上级单位行文，应当写明主送单位和抄送单位。

　第六章

　发文办理

　第三十条

　发文办理指以公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发 (会签)、校对、复核、缮印、用印、登记和分发等程序。

　第三十一条

　公司各部门要以公司名义对外行文，须经行政办公室审核，报请分管领导审批后办理。

　第三十二条

　草拟公文应当做到：

　(一)符合国家的法律、法规及其他有关规定； (二)情况确实、观点明确、表述准确、结构严谨、条理清楚、直述不曲、字词规范、标点正确、篇幅力求简短；

　 (三)公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定；

　 (四)拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度；

　(五)人名、地名、数字、引文准确，引用公文应当先引标题，后引发文字号，日期应当写明具体的年、月、日；

　 (六)结构层次序数，第一层为“一”，第二层“(一)”，第三层为“1．”，第四层为“(1)”，结构层次序数可跳开但不能颠倒使用；

　 (七)应当使用国家法定的计量单位；

　 (八)文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称；

　 (九)公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

　 第三十三条

　拟制公文应使用公司统一的拟稿纸。

　 第三十四条

　涉及其他部门会签或职权范围内的事项，主办部门应当主动与相关部门协商，取得一致意见后交行政办公室核稿；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理由，提出建设性意见，并与相关部门会签后报请上级部门和领导协调或裁定。

　 第三十五条

　公文送领导签发前，应当由行政办公室进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。

　第三十六条

　审核后，由行政办公室统一编号并呈送领导审批同意后签发。

　 第三十七条

　签发后的公文原稿由行政办公室统一印发，并做好发文登记。

　 第三十八条

　经签发的公文应由行政办公室统一归档管理。

　第三十九条

　所有部门之间不得将收文横向传递，必须经行政办公室进行流转。

　第七章

　收文办理

　第四十条

　收文办理是指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、，审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

　 第四十一条

　收到其他各公司版块或部门上报需要办理的公文，行政办公室应进行审核。审核的重点是：是否应由公司部门办理；是否符合行文规则；涉及其他部门或公司职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。

　 第四十二条

　公司所有收文均由行政办公室负责审批流程工作。并将领导审批意见抄告承办单位执行。

　 第四十三条

　承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者

　不宜由本部门办理的，应当及时退回行政办公室并说明理由。

　 第四十四条

　公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，如有分歧，主办部门负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级部门和领导协调或裁定。

　 第四十五条

　审阅公文时，对有具体请示事项的，主批人和其他审阅人都应当明确签署意见、姓名和审批日期；没有请示事项的，签署表示已阅知。

　 第四十六条

　送负责人批示或者交有关部门办理的公文，行政办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

　 第四十七条

　行政办公室在公文处理时要及时准确，事后落实和监督应到位，在公文流转过程中要注意保密和保管；文件处理完毕，要及时准确注办，包括领导批示和部门处理落实的意见。

　第八章

　公文归档

　第四十八条

　公文办理完毕后，应及时整理(立卷)、归档。个人不得保存应当归档的公文。

　第四十九条

　公司发文归档时，应保证文件不少于两份，便于备份查阅。

　 第五十条

　归档的外部收文应具有一定的政策指导意义或行业管理内容，与公司经营发展无关的外部收文原则上不作归档。

　 第五十一条

　归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理，要保证归档公文的齐全、完整，便于保管和查找利用。

　 第五十二条

　联合办理的公文，原件由主办部门整理、归档，其他部门保存复印件或其他形式的公文副本。

　第五十三条

　拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。传真件不得直接作为文件归档，应将复印件归档。

　第九章

　公文管理

　第五十四条

　公文由行政办公室统一收发、传阅、审核、用印、归档和销毁。

　第五十五条

　公文翻印需经行政办公室负责人批准，绝密级和注明不准翻印的公文除外。

　 第五十六条

　公文被撤销，视作自撤销之日起不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

　第五十七条

　不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经行政办公室负责人批准，可以销毁。

　 第五十八条

　部门或各关联板块撤销时，需要归档的公文整理后按有关规定移交行政办公室存档。员工调离工作岗位时，应将由本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、归还。

　第十章

　附

　则

　第五十九条

　本办法由行政办公室负责解释和修订。

　第六十条

　本办法自印发之日起施行。

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